Kiek laiko ekspeditorius praranda rankiniu būdu suvesdamas CMR duomenis?

Kiekvienas krovinys keliais atkeliauja su CMR važtaraščiu — ir kažkas jo duomenis (siuntėją, gavėją, svorį, datas, pakrovimo/iškrovimo vietas) turi perkelti iš PDF ar nuskaityto popieriaus lapo į TMS sistemą, buhalterinę programą ar bent jau Excel lentelę. Šis darbas retai patenka į strateginius pokalbius apie efektyvumą — jis tiesiog vyksta kasdien, fone, ir niekas jo tikrai neskaičiuoja.

Kiek CMR važtaraščių realiai apdorojama per mėnesį

Vidutinio dydžio ekspeditorius, dirbantis su keliais nuolatiniais klientais ir vežėjais, gali apdoroti nuo kelių dešimčių iki kelių šimtų važtaraščių per mėnesį — priklausomai nuo verslo apimties. Didesnėms įmonėms šis skaičius lengvai peržengia tūkstantį. Kiekvienas važtaraštis reikalauja bent kelių minučių dėmesio: rasti dokumentą, perskaityti reikiamus laukus, suvesti juos į sistemą, patikrinti, ar nepadaryta klaidų.

Rankinio vedimo kaina valandomis — iliustracija, ne patikrinta statistika

Pabandykime tai įvertinti paprastu, sąžiningai pažymėtu pavyzdiniu skaičiavimu, kurį galite pritaikyti savo realiai apkrovai: jei vieno CMR važtaraščio duomenų suvedimas (paieška, perskaitymas, įvedimas, patikrinimas) užtrunka apie 4–6 minutes, o per mėnesį apdorojama 300 dokumentų, tai reiškia apytiksliai 20–30 darbo valandų per mėnesį, skirtų vien duomenų perrašinėjimui — ne analizei, ne klientų aptarnavimui, ne verslo plėtrai. Tai NĖRA patikrinta pramonės statistika, o tik aritmetinis modelis: pasidauginkite savo realų dokumentų kiekį iš savo realaus vidutinio laiko vienam dokumentui, ir gausite savo paties skaičių.

Šis skaičius tampa dar reikšmingesnis, kai prisimenate, kad tai — pasikartojantis, nuolatinis darbo krūvis, ne vienkartinė investicija. Kiekvieną mėnesį tos pačios 20–30 valandų vėl reikalingos, nepriklausomai nuo to, kiek kartų tai jau atlikote anksčiau.

Kai klaida kainuoja daugiau nei sugaištas laikas

Rankinis duomenų vedimas turi dar vieną, sunkiau matomą kainą — klaidas. Neteisingai perrašytas svoris, sumaišyta pakrovimo data, praleistas pakuočių skaičius — kiekviena tokia klaida gali sukelti problemų vėlesniame etape: neatitikimą su sąskaita, ginčą su klientu, ar tiesiog sugaištą laiką ieškant, kur atsirado neatitikimas. Kuo daugiau važtaraščių apdorojama rankomis, tuo statistiškai neišvengiamesnės tampa tokios klaidos — ne todėl, kad darbuotojai nekompetentingi, o todėl, kad monotoniškas, pasikartojantis darbas natūraliai turi klaidų tikimybę.

Kur atsiranda realus pranašumas

Automatinis duomenų ištraukimas iš CMR važtaraščių pakeičia ne tik laiko sąnaudas, bet ir pačią darbo prigimtį — vietoj to, kad žmogus perrašinėtų duomenis, jis peržiūri ir patvirtina jau ištrauktus duomenis, sutelkdamas dėmesį būtent į tuos atvejus, kuriuos sistema pati pažymi kaip neaiškius. Tai skiriasi nuo paprasto OCR sprendimo keliais svarbiais aspektais:

• Pasitikėjimo įvertinimas kiekvienam laukui. Sistema nepateikia visų duomenų kaip vienodai patikimų — ji atskiria aiškiai perskaitomus laukus nuo tų, kuriuos verta patikrinti.
• Niekada neišgalvoti trūkstamos reikšmės. Jei laukas neįskaitomas, jis lieka tuščias ir pažymimas peržiūrai — o ne užpildomas spėjimu, kuris atrodo įtikinamai, bet gali būti klaidingas.
• Regiono specifika. Sprendimas sukurtas atsižvelgiant į Baltijos ir Lenkijos rinkos realybę, ne pritaikytas iš bendro, niekam konkrečiai neskirto įrankio.

Įmonėms, kurios pirmosios pritaiko tokį sprendimą savo regiono ekspeditorių konkurencijoje, tai reiškia ne tik sutaupytą laiką, bet ir galimybę tą patį komandos narį panaudoti darbui, kuris realiai kuria vertę klientui — ne duomenų perrašinėjimui.