Analīze
Cik daudz laika ekspeditors zaudē, manuāli ievadot CMR datus?
Rakstu sarakstīja Natys Vytautas, UAB NVGroup vadītājs.
Katrs autopārvadājums ierodas ar CMR pavadzīmi -- un kādam tās dati (nosūtītājs, saņēmējs, svars, datumi, iekraušanas/izkraušanas vietas) jāpārnes no PDF vai skenēta papīra lapas uz TMS sistēmu, grāmatvedības programmu vai vismaz izklājlapu. Šis darbs reti nonāk stratēģiskās sarunās par efektivitāti -- tas vienkārši notiek katru dienu, fonā, un neviens to īsti neskaita.
Cik CMR pavadzīmju reāli tiek apstrādāts mēnesī
Vidēja lieluma ekspeditors, kas strādā ar vairākiem pastāvīgiem klientiem un pārvadātājiem, var apstrādāt no dažiem desmitiem līdz vairākiem simtiem pavadzīmju mēnesī -- atkarībā no apjoma. Lielākiem uzņēmumiem šis skaitlis viegli pārsniedz tūkstoti. Katra pavadzīme prasa vismaz dažas minūtes uzmanības: atrast dokumentu, izlasīt nepieciešamos laukus, ievadīt tos sistēmā, pārbaudīt, vai nav pieļautas kļūdas.
Manuālas ievades izmaksas stundās -- ilustrācija, nevis pārbaudīta statistika
Mēģināsim to novērtēt ar vienkāršu, godīgi apzīmētu piemēra aprēķinu, ko varat pielāgot savai reālajai slodzei: ja vienas CMR pavadzīmes datu ievade (meklēšana, izlasīšana, ievadīšana, pārbaude) aizņem apmēram 4-6 minūtes, un mēnesī tiek apstrādāti 300 dokumentu, tas nozīmē aptuveni 20-30 darba stundas mēnesī, kas veltītas tikai datu pārrakstīšanai -- ne analīzei, ne klientu apkalpošanai, ne biznesa attīstībai. Šis NAV pārbaudīts nozares statistikas rādītājs, bet gan aritmētisks modelis: reiziniet savu reālo dokumentu apjomu ar savu reālo vidējo laiku vienam dokumentam, un iegūsiet savu paša skaitli.
Šis skaitlis kļūst nozīmīgāks, atceroties, ka tas ir atkārtots, pastāvīgs darba apjoms, nevis vienreizējs ieguldījums. Katru mēnesi tās pašas 20-30 stundas atkal ir vajadzīgas, neatkarīgi no tā, cik reižu to jau esat darījuši iepriekš.
Kad kļūda izmaksā vairāk nekā patērētais laiks
Manuālai datu ievadei ir vēl viena, grūtāk pamanāma izmaksa -- kļūdas. Nepareizi pārrakstīts svars, sajaukts iekraušanas datums, palaists garām pakešu skaits -- katra šāda kļūda var radīt problēmas vēlāk: neatbilstību ar rēķinu, strīdu ar klientu, vai vienkārši zaudētu laiku, meklējot, no kurienes radusies neatbilstība. Jo vairāk pavadzīmju tiek apstrādāts manuāli, jo statistiski neizbēgamākas kļūst šādas kļūdas -- nevis tāpēc, ka darbinieki nav kompetenti, bet tāpēc, ka monotons, atkārtots darbs dabiski nes sev līdzi kļūdu iespējamību.
Kur parādās reālā priekšrocība
Automātiska datu iegūšana no CMR pavadzīmēm maina ne tikai patērēto laiku, bet pašu darba būtību -- tā vietā, lai cilvēks pārrakstītu datus, viņš pārskata un apstiprina jau iegūtos datus, koncentrējot uzmanību tieši uz gadījumiem, kurus sistēma pati atzīmē kā neskaidrus. Tas atšķiras no vienkārša OCR risinājuma vairākos svarīgos aspektos:
- Ticamības novērtējums katram laukam. Sistēma nepasniedz visus datus kā vienlīdz uzticamus -- tā atšķir skaidri salasāmus laukus no tiem, kurus vērts pārbaudīt.
- Nekad neizdomāt trūkstošu vērtību. Ja lauks nav salasāms, tas paliek tukšs un tiek atzīmēts pārskatīšanai -- nevis aizpildīts ar minējumu, kas izklausās ticami, bet var būt kļūdains.
- Reģiona specifika. Risinājums veidots, ņemot vērā Baltijas un Polijas tirgus realitāti, nevis pielāgots no vispārīga, nevienam konkrēti neparedzēta rīka.
Uzņēmumiem, kas pirmie ievieš šādu risinājumu sava reģiona ekspeditoru konkurencē, tas nozīmē ne tikai ietaupītu laiku, bet arī iespēju to pašu komandas locekli novirzīt darbam, kas reāli rada vērtību klientam -- nevis datu pārrakstīšanai.