Fra B/L til detentionfaktura: hvor dagene forsvinder

Konnossement (B/L) og detentionfaktura (D&D) fremstår som to helt separate dokumenter — det ene udstedes ved lastning af godset, det andet dukker op uger senere, når containeren for længst er losset. I virkeligheden er det den samme vej, blot set fra to forskellige dokumenters perspektiv. Og netop mellem dem, i punkter som intet af dokumenterne viser hver for sig, forsvinder som oftest de dage, som fakturaen senere baseres på.

Containerens vej i fire punkter

B/L udstedes i lastehavnen — det angiver forventet ankomstdato (ETA), rederi og rute. Det er det første punkt, hvor man kunne begynde at følge tiden, men som regel gør ingen det, da B/L på det tidspunkt kun bruges som ejendoms- og transportdokument, ikke som starttidspunkt for tidsberegningen.

Det andet punkt — den faktiske losning i bestemmelseshavnen. Fra netop denne dato (ikke fra ETA, som ofte afviger fra virkeligheden med flere dage) begynder de fleste rederier at tælle den kontraktlige fritid. Hvis virksomheden ikke registrerer denne dato med det samme, men først får kendskab til den ved modtagelse af fakturaen, har den allerede mistet muligheden for at kontrollere, om beregningen startede på det rette tidspunkt.

Det tredje punkt — afhentning af containeren fra terminalen (gate-out til kunden). Mellem losning og afhentning går der ofte dage, hvis årsag kan være terminalens kapacitet, toldprocedurer eller blot logistisk planlægning — men fritids-tælleren kører allerede på det tidspunkt, uanset årsagen.

Det fjerde punkt — returnering af den tomme container. Netop denne dato, sammenlignet med losningsdatoen, bliver grundlaget for D&D-fakturaen. Og netop her opstår oftest en uoverensstemmelse: returdatoen angivet på fakturaen kan afvige fra den reelle, fordi terminalens registreringssystem og rederiets bogføringssystem ikke altid er synkroniserede.

Hvorfor disse fire punkter sjældent ses samlet

Problemet er ikke, at disse data ikke findes — de er spredt mellem B/L, terminalens gate-registreringer og rederiets faktura, oftest i forskellige formater, forskellige systemer, nogle gange endda i forskellige afdelinger i samme virksomhed. Indtil nogen manuelt samler alle fire datoer på én linje, forbliver uoverensstemmelsen mellem dem ubemærket — fakturaen betales blot, fordi det ville tage mere tid at kontrollere end det er værd.

Hvor de to datakilder mødes

Cargo Intelligence' sømodul udtrækker automatisk containernummer, rederi, rute og forventet ankomstdato fra B/L-dokumentet allerede ved lastningen. D&D-revisionen kontrollerer, om den senere modtagne detentionfaktura stemmer overens med kontraktvilkårene og de faktiske terminaldata. Når disse to datastrømme mødes — B/L-data fra starten, fakturakontrol fra slutningen — opstår muligheden for at se hele containerens vej ét sted, i stedet for at håbe på, at nogen manuelt samler fire separate punkter til én linje.

Dette erstatter ikke behovet for reelle gate-in/gate-out-data fra terminalen — dem har B/L-dokumentet ikke selv. Men det betyder, at halvdelen af vejen allerede er tilbagelagt automatisk, før selve fakturaen overhovedet opstår.