Savikaina be pajamų eilutės

Ekspedicijos įmonėje yra operacija, kurios beveik niekas neatlieka sistemiškai: kiekvienos gautos sąskaitos eilutės suvedimas su išrašytos sąskaitos eilute.

Priežastis ne aplaidumas. Priežastis ta, kad abi pusės tvarkomos skirtingu laiku, skirtingų žmonių ir dažnai skirtingose sistemose. Savikaina ateina su vežėjo sąskaita po dviejų savaičių; pajamos išrašomos iškart po vežimo. Suvedimas vyksta bendromis sumomis mėnesio gale, ir ten viskas sutampa, nes bendros sumos visada sutampa.

Trys galimi atvejai

Savikainos eilutė be pajamų eilutės yra viena iš trijų.

Pirma, paslauga įeina į sutartą paketo kainą. Klientas moka „all-in“ tarifą, o į jį įeina ir terminalo mokestis, ir dokumentų tvarkymas. Jokio nuotėkio nėra.

Antra, kaštas absorbuotas sąmoningai. Buvo komercinis sprendimas neapmokestinti — dėl santykių, dėl klaidos savo pusėje, dėl apimties susitarimo. Irgi ne nuotėkis, nors verta žinoti, kiek jų susidaro.

Trečia, pajamų niekas neišrašė. Paslauga suteikta, savikaina sumokėta, sąskaita neišrašyta.

Trečiasis atvejis atrodo kaip pirmasis ir antrasis tol, kol kas nors nepatikrina.

Kodėl tai sunku rasti be suvedimo

Dėl to, kad nuotėkis nekeičia nė vieno rodiklio, į kurį žiūrima.

Apyvarta normali. Marža truputį mažesnė nei planuota, bet marža visada truputį mažesnė nei planuota, ir priežasčių yra dešimt. Sąskaitų skaičius atitinka vežimų skaičių, nes neišrašyta paprastai yra viena eilutė, ne visa sąskaita.

Pamatoma tik tada, kai eilutės suvedamos.

Kaip suvesti pačiam

Reikia bendro identifikatoriaus. Geriausias yra krovinio bylos arba darbo numeris, jei jis yra ir savikainos, ir pajamų pusėje. Antras geriausias — transporto dokumento numeris. Trečias — konteinerio numeris su data.

Jei nė vieno nėra, suvedimas galimas pagal maršrutą, datą ir svorį, bet tada rezultatas yra prielaida, ne faktas, ir tokių atvejų negalima pateikti kaip radinių.

Pradėti verta nuo vienos paslaugų rūšies, ne nuo visko. Pasirinkite tokią, kuri yra dažna, nedidelė ir lengvai pamirštama: šaldymo prijungimas, papildomas sustojimas, svėrimas, laikinas saugojimas. Paimkite tris mėnesius ir patikrinkite, kiek kartų savikaina yra, o pajamų nėra.

Jei santykis didelis, tai nėra atsitiktinumai — tai procesas, kuriame paslauga neužfiksuojama ten, kur formuojama sąskaita.

Ką daryti su rezultatu

Dauguma rastų atvejų bus per seni, kad būtų verta išrašyti sąskaitą. Tai normalu ir ne pralaimėjimas.

Vertė yra kitur: dabar žinote, kuri paslaugų rūšis nutekėjo, ir galite pataisyti vietą, kurioje tai įvyksta. Vienas mechanizmo pataisymas veikia kiekvieną savaitę į priekį, o viena vėluojanti sąskaita — vieną kartą ir dar kainuoja paaiškinimo.

Dar vienas dalykas, kurį suvedimas parodo

Suvedus eilutes matoma ne tik tai, kas neišrašyta, bet ir marža pagal paslaugų rūšį. Tai dažnai pirmas kartas, kai įmonė pamato, kurios paslaugos jai iš tikrųjų apsimoka, o kurios atliekamos savikaina arba žemiau.

Tai nėra audito tikslas, bet tai šalutinis rezultatas, kuris dažnai pasirodo naudingesnis už patį radinių sąrašą.