Privātuma politika

1. Kas mēs esam

UAB NVGroup Juridiskās personas kods: 149942553 PVN maksātāja kods: LT499425515 Juridiskā adrese: Elektrinės g. 8, 03150 Viļņa, Lietuva Jautājumi par datu aizsardzību: privacy@demurrit.eu

Šī politika attiecas uz pakalpojumiem, kas tiek sniegti domēnā demurrit.eu (turpmāk – Pakalpojums).

2. Mūsu loma: divas atšķirīgas attiecības

Personas datus apstrādājam divos atšķirīgos pamatos, un no tā ir atkarīgs, pie kā vērsties saistībā ar savām tiesībām.

A daļā mērķus un līdzekļus nosakām mēs. Šai daļai piemēro 3.–5. sadaļu.

B daļā mērķus un līdzekļus nosaka klients – transporta, ekspedīcijas vai kravas īpašnieka uzņēmums, kas augšupielādē dokumentus. Mēs rīkojamies tikai saskaņā ar tā norādījumiem un saskaņā ar ar to noslēgtu datu apstrādes līgumu (VDAR 28. pants). Šai daļai piemēro 6.–9. sadaļu.

Ja esat vadītājs, kontaktpersona vai cita persona, kuras dati ir klienta augšupielādētā dokumentā – lūdzu, vērsieties pie uzņēmuma, kas jūs nodarbina vai ar kuru jums ir līgumiskas attiecības, saistībā ar savām tiesībām. Mēs palīdzēsim šim uzņēmumam atbildēt uz jūsu pieprasījumu, bet patstāvīgi lemt par šiem datiem nevaram.

A daļa. Dati, kuru pārzinis esam mēs

3. Apstrādātie dati, mērķi un tiesiskais pamats

Leģitīmās intereses šajā gadījumā ir Pakalpojuma un tajā esošo klientu datu aizsardzība pret nesankcionētu piekļuvi, kā arī spēja atbildēt uz biznesa pieprasījumiem. Esam izvērtējuši, ka šī interese neatsver jūsu tiesības, jo tiek apstrādāts minimāls datu apjoms un tas netiek izmantots profilēšanai vai mārketingam.

4. Glabāšanas termiņi (A daļa)

5. Jūsu tiesības (A daļa)

Jums ir tiesības piekļūt saviem datiem, tos labot, dzēst, ierobežot to apstrādi, pārnest datus un iebilst pret apstrādi, kas pamatota ar leģitīmām interesēm.

Sazinieties: privacy@demurrit.eu. Atbildam 30 dienu laikā.

Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību Lietuvas Valsts datu aizsardzības inspekcijā (L. Sapiegos g. 17, Viļņa, vdai.lrv.lt).

B daļa. Klientu augšupielādētie dokumenti

6. Kā tiek apstrādāti dokumenti

Pakalpojums apstrādā transporta un muitas dokumentus – CMR pavadzīmes, konosamentus, pārvadātāju rēķinus, muitas deklarācijas, degvielas čekus – un iegūst no tiem strukturētus datus: datumus, summas, transportlīdzekļu numurus, valstis un maršruta informāciju. Dokumentos var būt trešo personu, piemēram, vadītāju vai kontaktpersonu, dati.

6.1 Pakāpeniska apstrāde

Dokumenti tiek apstrādāti pakāpēs, un katrs dokuments tiek apstrādāts zemākajā pakāpē, kas ir pietiekama:

• Strukturēti dati (XML, EDIFACT, muitas deklarāciju formāti) – tiek apstrādāti deterministiskā veidā tikai ES infrastruktūrā.
• Dokumenti ar teksta slāni – tiek atpazīti pēc iepriekš definētiem pārvadātāju un veidlapu šabloniem tikai ES infrastruktūrā.
• Dokumenti, kuriem nepieciešama satura interpretācija – skenēti vai nestandarta formas dokumenti tiek nodoti 7. sadaļā norādītajam apstrādātājam.

Šī arhitektūra nozīmē, ka lielākā daļa dokumentu plūsmas tiek apstrādāta, neizejot ārpus ES robežām. Tas tiek piemērots kā datu minimizēšanas pasākums (VDAR 5. panta 1. punkta c) apakšpunkts).

6.2 Automatizēta lēmumu pieņemšana

Automātiskā datu iegūšana nepieņem lēmumus, kas rada tiesiskas sekas vai līdzīgā veidā būtiski ietekmē jūs. Visi iegūtie dati pirms izmantošanas prasībā, deklarācijā vai atskaitē tiek pārskatīti cilvēka veiktā pārbaudē. VDAR 22. pants netiek piemērots.

7. Datu apstrādātāji

Ar katru apstrādātāju ir noslēgts vai tiek slēgts datu apstrādes līgums saskaņā ar VDAR 28. pantu.

Izmaiņas. Par izmaiņām apstrādātāju sarakstā klientus informējam ne vēlāk kā 30 kalendārās dienas iepriekš. Klientam ir tiesības 15 dienu laikā pamatoti iebilst.

8. Datu nodošana ārpus EEZ

8.1 Akenes SA (Exoscale)

Rezerves kopijas fiziski tiek glabātas Vīnē, Austrijā. Piegādātājs ir Šveicē reģistrēts uzņēmums, tāpēc tehniskās apkopes laikā ir iespējama piekļuve no Šveices.

Šveicei tiek piemērots Eiropas Komisijas pietiekamības lēmums (2000. gada 26. jūlijs), kura turpmāko spēkā esamību Komisija apstiprināja 2024. gada 15. janvāra pārskata ziņojumā. Papildu aizsardzības pasākumi nav nepieciešami.

8.2 Anthropic PBC

6.1. sadaļas 3. pakāpes dokumenti tiek nodoti Anthropic PBC (ASV).

Aizsardzības pasākums: Eiropas Komisijas apstiprinātas standarta līguma klauzulas (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts), kas iekļautas piegādātāja datu apstrādes līgumā.

Līgumiskās saistības: piegādātājam līgumā ir noteikts pienākums neizmantot nodoto saturu modeļu apmācībai un neglabāt to ilgāk, nekā nepieciešams pieprasījuma izpildei.

Papildu pasākumi:

• pakāpeniska apstrāde (6.1. sadaļa), kuras rezultātā lielākā daļa dokumentu netiek nodoti;
• šifrēšana pārraides laikā (TLS) un glabāšanas laikā;
• tiek nodots tikai dokumenta saturs, bez konta, norēķinu vai piesaistes klienta organizācijai datiem.

Ietekmes novērtējums. Ir veikts nodošanas ietekmes novērtējums (Transfer Impact Assessment) saskaņā ar Eiropas Datu aizsardzības kolēģijas ieteikumiem 01/2020. Novērtējums un standarta līguma klauzulu kopija tiek sniegta klientiem un uzraudzības iestādei pēc pamatota pieprasījuma.

9. Glabāšanas termiņi (B daļa)

Termiņus datu apstrādes līgumā nosaka klients. Noklusējuma termiņi, ja līgumā nav vienots citādi:

Juridiskā glabāšana. Ja dokuments ir saistīts ar neatrisinātu prasību vai muitas procedūru, tam tiek piemērota glabāšanas atzīme, un tas netiek dzēsts līdz procedūras pabeigšanai, arī pēc norādītā termiņa beigām vai līguma izbeigšanas. Šis izņēmums pastāv klienta interesēs – dzēšot pierādījumus, prasība zaudē pamatu.

Pēc līguma izbeigšanās dati saskaņā ar klienta norādījumu tiek atgriezti vai iznīcināti, ievērojot iepriekš minēto izņēmumu. Rezerves kopijās dati tiek iznīcināti kopiju rotācijas laikā, ne vēlāk kā 31 dienas laikā.

10. Drošības pasākumi

• Organizāciju nodalīšana datubāzes līmenī (row-level security): viena organizācija tehniski nevar piekļūt citas organizācijas datiem pat programmatūras kļūdas gadījumā.
• Šifrēšana pārraides laikā (TLS) visiem savienojumiem.
• Šifrēšana glabāšanas laikā dokumentu glabātuvē un datubāzē.
• Rezerves kopijas tiek šifrētas klienta pusē pirms nodošanas glabātuvei; glabātuves piegādātājam nav šifrēšanas atslēgu.
• Dokumentu oriģināli ir aizsargāti pret pārrakstīšanu un nejaušu dzēšanu (object lock), vienlaikus saglabājot iespēju izpildīt datu subjekta dzēšanas pieprasījumu.
• Rezerves kopijas tiek glabātas pie cita piegādātāja nekā produkcijas infrastruktūra, izmantojot piekļuves datus bez dzēšanas tiesībām.
• Sistēmas žurnālos netiek glabāts dokumentu saturs – tikai organizācijas, dokumenta un darbības identifikatori. Šie identifikatori ir pseidonimizēti personas dati, un tie tiek glabāti 30 dienas.
• Piekļuves un izmaiņu žurnāls (append-only) katram dokumentam.

11. Sīkfaili

Sīkfailu izmantošana ir aprakstīta atsevišķā Sīkfailu politikā.

12. Politikas izmaiņas

Šī politika tiek atjaunināta, mainoties apstrādātāju sarakstam vai apstrādes mērķiem. Par būtiskām izmaiņām klientus informējam ne vēlāk kā 30 dienas iepriekš. Spēkā esošā versija un tās datums vienmēr ir norādīti šī dokumenta sākumā.

13. Kontakti

Jautājumi par datu aizsardzību: privacy@demurrit.eu Vispārīgi jautājumi: info@demurrit.eu