Privaatsuspoliitika

1. Kes me oleme

UAB NVGroup Juriidilise isiku kood: 149942553 Käibemaksukohustuslase kood: LT499425515 Registrijärgne asukoht: Elektrinės g. 8, 03150 Vilnius, Leedu Andmekaitseküsimused: privacy@demurrit.eu

Käesolev poliitika kehtib teenustele, mida osutatakse domeenil demurrit.eu (edaspidi – Teenus).

2. Meie roll: kaks erinevat suhet

Töötleme isikuandmeid kahel erineval alusel ning sellest sõltub, kelle poole pöörduda oma õiguste teostamiseks.

A osas määrame eesmärgid ja vahendid meie. Sellele osale kohaldatakse punkte 3–5.

B osas määrab eesmärgid ja vahendid klient – transpordi-, ekspedeerimis- või kaubaomaniku ettevõte, kes dokumendid üles laadib. Tegutseme ainult tema juhiste kohaselt ja temaga sõlmitud andmetöötluslepingu alusel (IKÜM art 28). Sellele osale kohaldatakse punkte 6–9.

Kui olete juht, kontaktisik või muu isik, kelle andmed sisalduvad kliendi üleslaaditud dokumendis – pöörduge oma õiguste osas ettevõtte poole, kes teid tööle võtab või kellega teil on lepinguline suhe. Aitame sellel ettevõttel teie taotlusele vastata, kuid nende andmete osas ei saa me ise otsuseid teha.

A osa. Andmed, mille vastutav töötleja me oleme

3. Töödeldavad andmed, eesmärgid ja õiguslikud alused

Õigustatud huvi tähendab siinkohal Teenuse ja selles sisalduvate klientide andmete kaitset volitamata juurdepääsu eest ning võimet vastata äripäringutele. Oleme hinnanud, et see huvi ei kaalu üles teie õigusi, kuna töödeldakse minimaalset andmehulka ning seda ei kasutata profiilianalüüsiks ega turunduseks.

4. Säilitustähtajad (A osa)

5. Teie õigused (A osa)

Teil on õigus tutvuda oma andmetega, neid parandada, kustutada, piirata nende töötlemist, andmeid üle kanda ning esitada vastuväide õigustatud huvil põhinevale töötlemisele.

Võtke ühendust: privacy@demurrit.eu. Vastame 30 päeva jooksul.

Teil on samuti õigus esitada kaebus Leedu Riiklikule Andmekaitse Inspektsioonile (L. Sapiegos g. 17, Vilnius, vdai.lrv.lt).

B osa. Klientide üleslaaditud dokumendid

6. Kuidas dokumente töödeldakse

Teenus töötleb transpordi- ja tollidokumente – CMR-saatelehti, konossemente, vedajate arveid, tollideklaratsioone, kütusetšekke – ning eraldab neist struktureeritud andmeid: kuupäevi, summasid, sõidukite numbreid, riike ja marsruudiinfot. Dokumendid võivad sisaldada kolmandate isikute, näiteks juhtide või kontaktisikute andmeid.

6.1 Astmeline töötlemine

Dokumente töödeldakse astmeliselt, iga dokumenti töödeldakse madalaimal astmel, mis on piisav:

• Struktureeritud andmed (XML, EDIFACT, tollideklaratsioonide vormingud) – töödeldakse deterministlikult ainult ELi infrastruktuuris.
• Tekstikihiga dokumendid – tuvastatakse etteantud vedajate ja vormimallide alusel ainult ELi infrastruktuuris.
• Sisu tõlgendamist nõudvad dokumendid – skaneeritud või ebastandardse vormiga dokumendid edastatakse punktis 7 nimetatud volitatud töötlejale.

See arhitektuur tähendab, et suurem osa dokumendivoost töödeldakse ELi piire ületamata. Seda rakendatakse andmemahu minimeerimise meetmena (IKÜM art 5 lg 1 p c).

6.2 Automatiseeritud otsuste tegemine

Automaatne andmete eraldamine ei tee otsuseid, millel on õiguslikud tagajärjed või mis mõjutavad teid muul viisil sarnaselt oluliselt. Kõik eraldatud andmed vaatab enne nõudes, deklaratsioonis või aruandes kasutamist üle inimene. IKÜM art 22 ei kohaldu.

7. Volitatud töötlejad

Iga volitatud töötlejaga on sõlmitud või sõlmitakse andmetöötlusleping vastavalt IKÜM art-le 28.

Muudatused. Volitatud töötlejate loendi muudatustest teavitame kliente hiljemalt 30 kalendripäeva ette. Kliendil on õigus 15 päeva jooksul esitada põhjendatud vastuväide.

8. Andmete edastamine väljapoole EMPd

8.1 Akenes SA (Exoscale)

Varukoopiaid hoitakse füüsiliselt Viinis, Austrias. Teenusepakkuja on Šveitsis registreeritud ettevõte, seega on tehnilise hoolduse ajal võimalik juurdepääs Šveitsist.

Šveitsi suhtes kehtib Euroopa Komisjoni piisavusotsus (26. juuli 2000), mille jätkumist kinnitas komisjon oma 15. jaanuari 2024 läbivaatamise aruandes. Täiendavaid kaitsemeetmeid ei ole vaja.

8.2 Anthropic PBC

Punkti 6.1 astme 3 dokumendid edastatakse Anthropic PBC-le (USA).

Kaitsemeede: Euroopa Komisjoni heaks kiidetud standardsed lepingutingimused (IKÜM art 46 lg 2 p c), mis on kirjas teenusepakkuja andmetöötluslepingus.

Lepingulised kohustused: teenusepakkuja on lepinguga kohustatud mitte kasutama edastatud sisu mudelite treenimiseks ega säilitama seda kauem, kui on vajalik päringu täitmiseks.

Täiendavad meetmed:

• astmeline töötlemine (p 6.1), mille tulemusel enamikku dokumente ei edastata;
• krüpteerimine edastamisel (TLS) ja säilitamisel;
• edastatakse ainult dokumendi sisu, ilma konto-, arveldus- või kliendi organisatsiooniga seotuse andmeteta.

Mõjuhinnang. On läbi viidud edastamise mõjuhinnang (Transfer Impact Assessment) vastavalt Euroopa Andmekaitsenõukogu soovitustele 01/2020. Hinnang ja standardsete lepingutingimuste koopia esitatakse klientidele ja järelevalveasutusele põhjendatud taotluse korral.

9. Säilitustähtajad (B osa)

Tähtajad määrab klient andmetöötluslepingus. Vaiketähtajad, kui lepingus ei ole kokku lepitud teisiti:

Õiguslik hoid. Kui dokument on seotud lahendamata nõude või tollimenetlusega, märgistatakse see säilitamiseks ega kustutata enne menetluse lõppu, isegi kui märgitud tähtaeg on möödunud või leping on lõppenud. See erand kehtib kliendi huvides – tõendite kustutamine jätaks nõude aluseta.

Pärast lepingu lõppemist tagastatakse või hävitatakse andmed kliendi juhise kohaselt, järgides eespool nimetatud erandit. Varukoopiates hävitatakse andmed koopiate rotatsiooni käigus, hiljemalt 31 päeva jooksul.

10. Turvameetmed

• Organisatsioonide eraldamine andmebaasi tasemel (row-level security): üks organisatsioon ei pääse tehniliselt ligi teise organisatsiooni andmetele isegi tarkvaravea korral.
• Krüpteerimine edastamisel (TLS) kõikidele ühendustele.
• Krüpteerimine säilitamisel dokumendihoidlas ja andmebaasis.
• Varukoopiad krüpteeritakse kliendi poolel enne hoidlasse edastamist; hoidla teenusepakkujal ei ole krüpteerimisvõtmeid.
• Dokumentide originaalid on kaitstud ülekirjutamise ja juhusliku kustutamise eest (object lock), säilitades samas võimaluse täita andmesubjekti kustutamistaotlus.
• Varukoopiaid hoitakse teise teenusepakkuja juures kui tootmisinfrastruktuur, kasutades õigusteta kustutada mandaate.
• Süsteemilogides ei säilitata dokumentide sisu – ainult organisatsiooni, dokumendi ja toimingu identifikaatorid. Need identifikaatorid on pseudonümiseeritud isikuandmed ja neid säilitatakse 30 päeva.
• Juurdepääsu- ja muudatuste logi (ainult lisamisõigusega) iga dokumendi kohta.

11. Küpsised

Küpsiste kasutamist on kirjeldatud eraldi küpsiste poliitikas.

12. Poliitika muudatused

Käesolevat poliitikat uuendatakse volitatud töötlejate loendi või töötlemise eesmärkide muutumisel. Olulistest muudatustest teavitame kliente hiljemalt 30 päeva ette. Kehtiv versioon ja selle kuupäev on alati märgitud käesoleva dokumendi alguses.

13. Kontaktid

Andmekaitseküsimused: privacy@demurrit.eu Üldküsimused: info@demurrit.eu