Izmaksas bez ieņēmumu rindas

Ekspedīcijas uzņēmumā ir viena darbība, ko gandrīz neviens neveic sistemātiski: katras saņemtā rēķina rindas salīdzināšana ar izrakstītā rēķina rindu.

Iemesls nav paviršība. Iemesls ir tas, ka abas puses tiek kārtotas dažādos laikos, dažādu cilvēku un bieži dažādās sistēmās. Izmaksas pienāk ar pārvadātāja rēķinu pēc divām nedēļām; ieņēmumi tiek izrakstīti uzreiz pēc pārvadājuma. Salīdzināšana notiek kopsummās mēneša beigās, un tur viss sakrīt, jo kopsummas sakrīt vienmēr.

Trīs iespējamie gadījumi

Izmaksu rinda bez ieņēmumu rindas ir viens no trim gadījumiem.

Pirmkārt, pakalpojums ir iekļauts nolīgtajā paketes cenā. Klients maksā „all-in“ tarifu, un tajā ietilpst gan termināļa maksa, gan dokumentu kārtošana. Nekādas noplūdes nav.

Otrkārt, izmaksas ir apzināti absorbētas. Bija komerciāls lēmums neiekasēt — attiecību dēļ, savas puses kļūdas dēļ, apjoma vienošanās dēļ. Arī ne noplūde, lai gan ir vērts zināt, cik daudz tādu uzkrājas.

Treškārt, ieņēmumus neviens neizrakstīja. Pakalpojums sniegts, izmaksas samaksātas, rēķins nav izrakstīts.

Trešais gadījums izskatās tāpat kā pirmais un otrais, kamēr kāds nepārbauda.

Kāpēc to ir grūti atrast bez salīdzināšanas

Tāpēc, ka noplūde nemaina nevienu rādītāju, uz kuru tiek skatīts.

Apgrozījums ir normāls. Peļņas norma ir mazliet zemāka par plānoto, bet peļņas norma vienmēr ir mazliet zemāka par plānoto, un iemeslu ir desmit. Rēķinu skaits atbilst pārvadājumu skaitam, jo neizrakstīta parasti ir viena rinda, nevis viss rēķins.

Tas kļūst redzams tikai tad, kad rindas tiek salīdzinātas.

Kā veikt salīdzināšanu pašiem

Nepieciešams kopīgs identifikators. Labākais ir kravas lietas vai darba numurs, ja tas ir gan izmaksu, gan ieņēmumu pusē. Otrs labākais — transporta dokumenta numurs. Trešais — konteinera numurs kopā ar datumu.

Ja neviena no tiem nav, salīdzināšana ir iespējama pēc maršruta, datuma un svara, bet tad rezultāts ir pieņēmums, nevis fakts, un tādus gadījumus nevar uzrādīt kā konstatējumus.

Ir vērts sākt ar vienu pakalpojuma veidu, nevis ar visu. Izvēlieties tādu, kas ir biežs, neliels un viegli aizmirstams: refrižeratora pieslēgšana, papildu pietura, svēršana, pagaidu uzglabāšana. Paņemiet trīs mēnešus un pārbaudiet, cik reižu izmaksas ir, bet ieņēmumu nav.

Ja attiecība ir liela, tās nav sagadīšanās — tas ir process, kurā pakalpojums netiek fiksēts tur, kur tiek veidots rēķins.

Ko darīt ar rezultātu

Lielākā daļa atrasto gadījumu būs par veciem, lai būtu vērts izrakstīt rēķinu. Tas ir normāli un nav zaudējums.

Vērtība ir citur: tagad jūs zināt, kurš pakalpojuma veids noplūda, un varat izlabot vietu, kurā tas notiek. Viens mehānisma labojums darbojas katru nedēļu uz priekšu, bet viens novēlots rēķins — vienu reizi un vēl izmaksā paskaidrojumu.

Vēl viena lieta, ko salīdzināšana parāda

Kad rindas ir salīdzinātas, redzams ne tikai tas, kas nav izrakstīts, bet arī peļņas norma pa pakalpojuma veidiem. Tā bieži ir pirmā reize, kad uzņēmums ierauga, kuri pakalpojumi tam patiešām atmaksājas un kuri tiek veikti pašizmaksā vai zemāk.

Tas nav audita mērķis, bet tas ir blakusrezultāts, kas bieži izrādās noderīgāks par pašu konstatējumu sarakstu.