Kad vairs nav vērts izrakstīt rēķinu

Atrodot neizrakstītu rēķinu par pakalpojumu, kas sniegts pirms gada, pirmais impulss ir to izrakstīt. Nauda taču ir nopelnīta.

Pirms tam ir vērts atbildēt uz diviem jautājumiem, un tikai viens no tiem ir juridisks.

Pirmais: vai vēl var

Daudzos ekspedīcijas līgumos ir noteikums par rēķinu izrakstīšanas termiņu pēc pakalpojuma sniegšanas. Tas ir mazāk zināms par rēķinu apstrīdēšanas termiņu, bet darbojas tāpat: pēc tā rēķins vairs netiek izrakstīts.

Ja noteikuma nav, tiek piemēroti vispārējie saistību termiņi, kas ir ievērojami garāki. Tad atbilde uz pirmo jautājumu visdrīzāk ir „var“.

Otrais: vai ir vērts

Šis jautājums ir svarīgāks, un uz to tiesības neatbild.

Negaidīts rēķins par pakalpojumu, kas sniegts pirms gada, klientam nozīmē vienu no diviem: vai nu jūsu grāmatvedība nav kārtībā, vai nu jūs pārskatāt pagātni, meklējot, ko vēl var iekasēt. Neviens no variantiem nav labs.

Praktiskas sekas, ko ir vērts novērtēt iepriekš: klients, saņēmis tādu rēķinu, gandrīz vienmēr sāk pārbaudīt pārējos. Un bieži pamatoti — jo, ja vienu rindu aizmirsāt izrakstīt, citu varējāt izrakstīt divreiz.

Tas nenozīmē, ka nekad nav vērts. Tas nozīmē, ka summai jābūt pietiekami lielai, lai atsvērtu paskaidrojumu, un apstākļiem jābūt tādiem, ko var izskaidrot vienā teikumā bez aizbildināšanās.

Robeža, ko ir vērts noteikt iepriekš

Noderīgs ir iekšējs lēmums: cik mēnešus atpakaļ uzņēmums vispār izraksta rēķinus un no kādas summas.

Tādam lēmumam ir divas vērtības. Pirmkārt, tas ietaupa diskusijas katrā gadījumā atsevišķi. Otrkārt — un tas ir svarīgāk — tas ļauj noplūdes meklēšanas rezultātu uzreiz sadalīt divos sarakstos un negaidīt, kamēr katrs gadījums tiks apspriests.

Bez tādas robežas noplūdes audits dod sarakstu, kas mēnesi guļ, jo par katru ierakstu nepieciešams lēmums.

Kāpēc lielākā vērtība nav rēķinos

Ja noplūdes meklēšana dod simts gadījumus, no kuriem izrakstīt ir vērts piecpadsmit, viegli nospriest, ka rezultāts ir viduvējs.

Tā ir nepareiza aprēķina bāze. Simts gadījumu nav simts sagadīšanās — tie ir daži mehānismi, kas atkārtojušies daudzas reizes. Ja refrižeratora pieslēgšana nav iekasēta trīsdesmit četras reizes no četrdesmit vienas, tie nav trīsdesmit četri konstatējumi, bet viens process, kurā pakalpojums netiek fiksēts tur, kur tiek veidots rēķins.

Izlabojot šo vietu, noplūde apstājas. Ne samazinās — apstājas, jo tā nebija nejauša.

Tāpēc pareizā noplūdes audita vērtības bāze ir nevis izrakstīto rēķinu summa, bet mēneša noplūde, kas apstājās. Pirmā ir vienreizēja, otrā darbojas katru mēnesi.

Un viena lieta, kas rēķinus neskar

Ne katra noplūde ir neizrakstīts rēķins. Daļa no tās ir rēķins, kas izrakstīts pareizi, bet pēc vecā tarifa, ar neveiktu indeksāciju vai nepārliktu piemaksu. Tādos gadījumos rēķins bija, un klients to apmaksāja — tikai mazāku, nekā vajadzēja būt.

Šie gadījumi ir komerciāli grūtāki par neizrakstītiem rēķiniem, jo šeit nav jāizraksta jauns dokuments, bet jāpaskaidro, kāpēc iepriekšējais bija nepareizs. Praksē tie gandrīz vienmēr nonāk sarakstā „labot uz priekšu“, un tas ir pareizi.