Hvornår fakturaen ikke længere er værd at udstede

Når man finder en ikke-faktureret ydelse, der blev udført for et år siden, er den første impuls at fakturere den. Pengene er jo tjent.

Inden da er det værd at besvare to spørgsmål, og kun et af dem er juridisk.

Det første: kan det stadig

I mange speditionsaftaler findes et vilkår om fristen for at udstede fakturaer efter, at ydelsen er udført. Det er mindre kendt end fristen for at bestride fakturaer, men virker på samme måde: efter den udstedes ingen faktura.

Findes vilkåret ikke, gælder de almindelige forældelsesfrister, som er betydeligt længere. Så er svaret på det første spørgsmål højst sandsynligt „det kan“.

Det andet: er det værd det

Dette spørgsmål er vigtigere, og retten besvarer det ikke.

En uventet faktura for en ydelse, der blev udført for et år siden, betyder for kunden et af to: enten er jeres bogholderi i uorden, eller I gennemgår fortiden og leder efter, hvad der ellers kan opkræves. Ingen af varianterne er god.

En praktisk følge, der er værd at vurdere på forhånd: en kunde, der får en sådan faktura, begynder næsten altid at kontrollere de øvrige. Og ofte med rette — for hvis I glemte at udstede én linje, kan I have udstedt en anden to gange.

Det betyder ikke, at det aldrig er værd det. Det betyder, at beløbet skal være stort nok til at opveje forklaringen, og omstændighederne skal være sådanne, at de kan forklares i én sætning uden bortforklaringer.

En grænse, der er værd at sætte på forhånd

Det er nyttigt at have en intern beslutning: hvor mange måneder tilbage virksomheden overhovedet udsteder fakturaer, og fra hvilket beløb.

En sådan beslutning har to værdier. For det første sparer den en diskussion i hvert enkelt tilfælde. For det andet — og vigtigere — gør den det muligt at dele resultatet af en lækagesøgning i to lister med det samme i stedet for at vente, indtil hvert tilfælde er afvejet.

Uden en sådan grænse giver en lækageaudit en liste, der ligger en måned, fordi hver post kræver en beslutning.

Hvorfor den største værdi ikke ligger i fakturaerne

Giver en lækagesøgning hundrede tilfælde, hvoraf femten er værd at fakturere, er det let at slutte, at resultatet er middelmådigt.

Det er det forkerte beregningsgrundlag. Hundrede tilfælde er ikke hundrede tilfældigheder — det er nogle få mekanismer, der har gentaget sig mange gange. Er reefertilslutningen ikke blevet opkrævet fireogtredive gange ud af enogfyrre, er det ikke fireogtredive fund, men én proces, hvor ydelsen ikke registreres der, hvor fakturaen bygges.

Rettes det sted, holder lækagen op. Ikke mindskes — holder op, fordi den ikke var tilfældig.

Derfor er det rigtige værdigrundlag for en lækageaudit ikke summen af de udstedte fakturaer, men den månedlige lækage, der holdt op. Den første er en engangssag, den anden virker hver måned.

Og en ting, der slet ikke rører fakturaerne

Ikke hver lækage er en ikke-faktureret ydelse. En del af den er en faktura, der er udstedt korrekt, men efter en gammel pris, med en indeksering, der ikke blev udført, eller et tillæg, der ikke blev viderefaktureret. I sådanne tilfælde var fakturaen der, og kunden betalte den — blot en lavere, end den burde have været.

Disse tilfælde er kommercielt sværere end ikke-fakturerede ydelser, for her skal man ikke udstede et nyt dokument, men forklare, hvorfor det tidligere var forkert. I praksis havner de næsten altid på listen „ret fremad“, og det er rigtigt.