Omkostning uden indtægtslinje

I en speditionsvirksomhed er der én handling, som næsten ingen udfører systematisk: at afstemme hver linje på en modtaget faktura med en linje på en udstedt faktura.

Årsagen er ikke sjusk. Årsagen er, at de to sider behandles på forskellige tidspunkter, af forskellige mennesker og ofte i forskellige systemer. Omkostningen kommer med transportørens faktura to uger senere; indtægten faktureres straks efter transporten. Afstemningen sker på totalbeløb ved månedens slutning, og der stemmer alt, fordi totalbeløb altid stemmer.

Tre mulige tilfælde

En omkostningslinje uden indtægtslinje er et af tre tilfælde.

For det første: ydelsen er indeholdt i den aftalte pakkepris. Kunden betaler en „all-in“-pris, og den dækker både terminalgebyret og dokumentbehandlingen. Der er ingen lækage.

For det andet: omkostningen er absorberet bevidst. Der blev truffet en kommerciel beslutning om ikke at opkræve — af hensyn til relationen, på grund af en fejl på egen side, efter en volumenaftale. Heller ikke lækage, selv om det er værd at vide, hvor meget af det der samler sig.

For det tredje: indtægten har ingen faktureret. Ydelsen er udført, omkostningen betalt, fakturaen aldrig udstedt.

Det tredje tilfælde ser præcis ud som det første og det andet, indtil nogen kontrollerer.

Hvorfor det er svært at finde uden afstemning

Fordi lækagen ikke flytter et enkelt nøgletal, som der kigges på.

Omsætningen er normal. Marginen ligger lidt under plan, men marginen ligger altid lidt under plan, og der er ti grunde til det. Antallet af fakturaer svarer til antallet af transporter, for det, der ikke udstedes, er som regel én linje og ikke en hel faktura.

Det bliver først synligt, når linjerne afstemmes.

Sådan afstemmer I selv

Der skal være et fælles identifikationsnummer. Det bedste er forsendelsessagens nummer eller opgavenummeret, hvis det findes både på omkostnings- og indtægtssiden. Det næstbedste — transportdokumentets nummer. Det tredje — containernummeret sammen med en dato.

Findes ingen af dem, er afstemning mulig ud fra rute, dato og vægt, men så er resultatet en antagelse og ikke et faktum, og sådanne tilfælde kan ikke fremlægges som fund.

Det er værd at begynde med én ydelsestype og ikke med alt. Vælg en, der er hyppig, lille og let at glemme: reefertilslutning, et ekstra stop, vejning, midlertidig oplagring. Tag tre måneder og kontrollér, hvor mange gange omkostningen er der og indtægten ikke.

Er forholdet stort, er det ikke tilfældigheder — det er en proces, hvor ydelsen ikke registreres der, hvor fakturaen bygges.

Hvad man gør med resultatet

De fleste fundne tilfælde vil være for gamle til, at en faktura er værd at udstede. Det er normalt, og det er ikke et nederlag.

Værdien ligger et andet sted: nu ved I, hvilken ydelsestype der lækkede, og I kan rette det sted, hvor det sker. Én rettelse af mekanismen virker hver uge fremad, mens én forsinket faktura virker én gang og desuden koster en forklaring.

Endnu en ting, som afstemningen viser

Når linjerne er afstemt, ses ikke kun det, der ikke er faktureret, men også marginen pr. ydelsestype. Det er ofte første gang, en virksomhed ser, hvilke ydelser der reelt kan bære sig, og hvilke der udføres til kostpris eller derunder.

Det er ikke formålet med auditten, men det er et biresultat, der ofte viser sig mere nyttigt end selve listen over fund.