Kulu ilma tulureata

Ekspedeerimisettevõttes on üks toiming, mida peaaegu keegi süsteemselt ei tee: iga saadud arve rea kokkuviimine väljastatud arve reaga.

Põhjus ei ole hooletus. Põhjus on see, et kaht poolt käsitletakse eri ajal, eri inimeste poolt ja tihti eri süsteemides. Kulu saabub vedaja arvega kahe nädala pärast; tulu arveldatakse kohe pärast vedu. Kokkuviimine toimub koondsummades kuu lõpus, ja seal klapib kõik, sest koondsummad klapivad alati.

Kolm võimalikku juhtumit

Kulurida ilma tulureata on üks kolmest juhtumist.

Esiteks, teenus kuulub kokkulepitud paketihinna sisse. Klient maksab „all-in“ tariifi ja selle sisse kuulub nii terminalitasu kui ka dokumentide vormistamine. Mingit leket ei ole.

Teiseks, kulu on teadlikult absorbeeritud. Tehti äriline otsus mitte arveldada — suhte pärast, oma poole vea pärast, mahukokkuleppe pärast. Samuti ei ole see leke, kuigi tasub teada, kui palju neid koguneb.

Kolmandaks, tulu ei väljastanud keegi. Teenus on osutatud, kulu makstud, arve väljastamata.

Kolmas juhtum näeb välja täpselt nagu esimene ja teine, kuni keegi kontrollib.

Miks seda on ilma kokkuviimiseta raske leida

Sellepärast, et leke ei muuda ühtegi näitajat, mida vaadatakse.

Käive on normaalne. Marginaal on pisut väiksem kui plaanitud, aga marginaal on alati pisut väiksem kui plaanitud, ja põhjuseid on kümme. Arvete arv vastab vedude arvule, sest väljastamata jääb tavaliselt üks rida, mitte terve arve.

See saab nähtavaks alles siis, kui read kokku viiakse.

Kuidas ise kokku viia

Vaja on ühist tunnust. Parim on veosetoimiku või töönumber, kui see on olemas nii kulu- kui tulupoolel. Teine parim — veodokumendi number. Kolmas — konteineri number koos kuupäevaga.

Kui ühtegi neist ei ole, on kokkuviimine võimalik marsruudi, kuupäeva ja kaalu järgi, kuid siis on tulemus eeldus, mitte fakt, ja selliseid juhtumeid ei saa esitada leidudena.

Alustada tasub ühest teenuseliigist, mitte kõigest. Valige selline, mis on sage, väike ja kergesti meelest minev: külmiku ühendamine, lisapeatus, kaalumine, ajutine ladustamine. Võtke kolm kuud ja kontrollige, mitu korda kulu on ja tulu ei ole.

Kui suhe on suur, siis need ei ole juhused — see on protsess, milles teenust ei fikseerita seal, kus arvet koostatakse.

Mida tulemusega teha

Enamik leitud juhtumeid on liiga vanad, et arve esitamine ära tasuks. See on normaalne ja see ei ole kaotus.

Väärtus on mujal: nüüd te teate, milline teenuseliik lekkis, ja saate parandada koha, kus see juhtub. Üks mehhanismi parandus töötab iga nädal edasi, aga üks hiline arve — ühe korra ja maksab veel selgituse.

Veel üks asi, mida kokkuviimine näitab

Kui read on kokku viidud, on näha mitte ainult see, mis on arveldamata, vaid ka marginaal teenuseliikide kaupa. See on tihti esimene kord, kui ettevõte näeb, millised teenused talle tegelikult ära tasuvad ja millised tehakse omahinnaga või alla selle.

See ei ole auditi eesmärk, kuid see on kõrvaltulemus, mis osutub tihti kasulikumaks kui leidude nimekiri ise.