Kustannus ilman tuottoriviä

Huolintayrityksessä on yksi toimenpide, jota lähes kukaan ei tee järjestelmällisesti: jokaisen saapuneen laskun rivin täsmäyttäminen lähetetyn laskun riviin.

Syy ei ole huolimattomuus. Syy on se, että molempia puolia käsitellään eri aikaan, eri ihmisten toimesta ja usein eri järjestelmissä. Kustannus saapuu rahdinkuljettajan laskulla kahden viikon kuluttua; tuotto laskutetaan heti kuljetuksen jälkeen. Täsmäytys tehdään kokonaissummina kuun lopussa, ja siellä kaikki täsmää, koska kokonaissummat täsmäävät aina.

Kolme mahdollista tapausta

Kustannusrivi ilman tuottoriviä on yksi kolmesta tapauksesta.

Ensiksi, palvelu sisältyy sovittuun pakettihintaan. Asiakas maksaa ”all-in”-tariffin, ja siihen sisältyvät sekä terminaalimaksu että asiakirjojen käsittely. Mitään vuotoa ei ole.

Toiseksi, kustannus on absorboitu tietoisesti. Tehtiin kaupallinen päätös olla laskuttamatta — suhteen vuoksi, oman puolen virheen vuoksi, volyymisopimuksen vuoksi. Ei myöskään vuoto, vaikka on hyvä tietää, kuinka paljon niitä kertyy.

Kolmanneksi, tuottoa ei laskuttanut kukaan. Palvelu on suoritettu, kustannus maksettu, laskua ei ole lähetetty.

Kolmas tapaus näyttää täsmälleen samalta kuin ensimmäinen ja toinen, kunnes joku tarkistaa.

Miksi sitä on vaikea löytää ilman täsmäytystä

Siksi, että vuoto ei muuta yhtäkään tunnuslukua, jota katsotaan.

Liikevaihto on normaali. Kate on hieman alle suunnitellun, mutta kate on aina hieman alle suunnitellun, ja syitä on kymmenen. Laskujen määrä vastaa kuljetusten määrää, koska laskuttamatta jää yleensä yksi rivi eikä koko lasku.

Se tulee näkyviin vain silloin, kun rivit täsmäytetään.

Kuinka täsmäyttää itse

Tarvitaan yhteinen tunniste. Paras on lähetyskansion tai työn numero, jos se on sekä kustannus- että tuottopuolella. Toiseksi paras — kuljetusasiakirjan numero. Kolmas — kontin numero yhdessä päivämäärän kanssa.

Jos yhtään niistä ei ole, täsmäytys on mahdollista reitin, päivämäärän ja painon perusteella, mutta silloin tulos on oletus eikä fakta, eikä tällaisia tapauksia voi esittää havaintoina.

Kannattaa aloittaa yhdestä palvelulajista eikä kaikesta. Valitkaa sellainen, joka on yleinen, pieni ja helposti unohtuva: kylmälaitteen kytkentä, lisäpysähdys, punnitus, väliaikainen varastointi. Ottakaa kolme kuukautta ja tarkistakaa, kuinka monta kertaa kustannus on ja tuottoa ei.

Jos suhde on suuri, nämä eivät ole satunnaisuuksia — se on prosessi, jossa palvelua ei kirjata siellä, missä lasku muodostetaan.

Mitä tuloksella tehdään

Suurin osa löydetyistä tapauksista on liian vanhoja, jotta laskun lähettäminen kannattaisi. Se on normaalia eikä se ole tappio.

Arvo on muualla: nyt tiedätte, mikä palvelulaji vuoti, ja voitte korjata paikan, jossa se tapahtuu. Yksi mekanismin korjaus toimii joka viikko eteenpäin, kun taas yksi myöhässä lähetetty lasku toimii kerran ja maksaa vielä selityksen.

Vielä yksi asia, jonka täsmäytys näyttää

Kun rivit on täsmäytetty, näkyy paitsi se, mikä on jäänyt laskuttamatta, myös kate palvelulajeittain. Se on usein ensimmäinen kerta, kun yritys näkee, mitkä palvelut sille todella kannattavat ja mitkä tehdään omakustannushintaan tai sen alle.

Se ei ole auditoinnin tavoite, mutta se on sivutulos, joka osoittautuu usein hyödyllisemmäksi kuin itse havaintoluettelo.