Milloin laskua ei enää kannata lähettää

Kun löytyy laskuttamaton palvelu, joka on suoritettu vuosi sitten, ensimmäinen impulssi on laskuttaa se. Rahat on kuitenkin ansaittu.

Ennen sitä kannattaa vastata kahteen kysymykseen, ja vain toinen niistä on oikeudellinen.

Ensimmäinen: onko se vielä mahdollista

Monissa huolintasopimuksissa on ehto laskujen lähettämisen määräajasta palvelun suorittamisen jälkeen. Se on vähemmän tunnettu kuin laskujen riitauttamisen määräaika, mutta toimii samalla tavalla: sen jälkeen laskua ei enää lähetetä.

Jos ehtoa ei ole, sovelletaan yleisiä velvoitteiden määräaikoja, jotka ovat huomattavasti pidempiä. Silloin vastaus ensimmäiseen kysymykseen on todennäköisesti ”on”.

Toinen: kannattaako se

Tämä kysymys on tärkeämpi, eikä laki vastaa siihen.

Odottamaton lasku vuosi sitten suoritetusta palvelusta merkitsee asiakkaalle toista kahdesta: joko teidän kirjanpitonne ei ole kunnossa tai te käytte menneisyyttä läpi etsien, mitä muuta vielä voisi laskuttaa. Kumpikaan vaihtoehto ei ole hyvä.

Käytännön seuraus, joka kannattaa arvioida etukäteen: asiakas, joka saa tällaisen laskun, alkaa lähes aina tarkistaa muita. Ja usein aiheellisesti — sillä jos yhden rivin unohditte laskuttaa, toisen saatoitte laskuttaa kaksi kertaa.

Se ei tarkoita, ettei koskaan kannattaisi. Se tarkoittaa, että summan on oltava riittävän suuri kattamaan selityksen, ja olosuhteiden on oltava sellaiset, että ne voi selittää yhdellä lauseella ilman puolusteluja.

Raja, joka kannattaa asettaa etukäteen

Hyödyllinen on sisäinen päätös: kuinka monta kuukautta taaksepäin yritys ylipäätään lähettää laskuja ja mistä summasta alkaen.

Tällaisella päätöksellä on kaksi arvoa. Ensiksi se säästää keskustelun jokaisessa tapauksessa erikseen. Toiseksi — ja tärkeämpää — se antaa jakaa vuodon etsinnän tuloksen heti kahteen luetteloon eikä jää odottamaan, että jokaista tapausta puntaroidaan.

Ilman tällaista rajaa vuotoauditointi tuottaa luettelon, joka makaa kuukauden, koska jokainen kirjaus vaatii päätöksen.

Miksi suurin arvo ei ole laskuissa

Jos vuodon etsintä tuottaa sata tapausta, joista laskuttaa kannattaa viisitoista, on helppo päätellä, että tulos on keskinkertainen.

Se on väärä laskentaperuste. Sata tapausta ei ole sata satunnaisuutta — ne ovat muutama mekanismi, joka on toistunut monta kertaa. Jos kylmälaitteen kytkentä on jäänyt laskuttamatta kolmekymmentäneljä kertaa neljästäkymmenestäyhdestä, se ei ole kolmekymmentäneljä havaintoa vaan yksi prosessi, jossa palvelua ei kirjata siellä, missä lasku muodostetaan.

Kun se paikka korjataan, vuoto lakkaa. Ei vähene — lakkaa, koska se ei ollut satunnainen.

Siksi vuotoauditoinnin arvon oikea peruste ei ole lähetettyjen laskujen summa vaan kuukausittainen vuoto, joka lakkasi. Ensimmäinen on kertaluonteinen, toinen toimii joka kuukausi.

Ja yksi asia, joka ei kosketa laskuja

Jokainen vuoto ei ole laskuttamaton palvelu. Osa siitä on lasku, joka on lähetetty oikein mutta vanhan tariffin mukaan, tekemättömällä indeksoinnilla tai siirtämättömällä lisämaksulla. Tällaisissa tapauksissa lasku oli, ja asiakas maksoi sen — vain pienempänä kuin sen olisi pitänyt olla.

Nämä tapaukset ovat kaupallisesti vaikeampia kuin laskuttamattomat palvelut, sillä tässä ei tarvitse lähettää uutta asiakirjaa vaan selittää, miksi edellinen oli väärä. Käytännössä ne menevät lähes aina luetteloon ”korjataan eteenpäin”, ja se on oikein.