Kosten zonder opbrengstenregel

In een expeditiebedrijf is er één handeling die bijna niemand systematisch verricht: elke regel van een ontvangen factuur matchen met een regel van een uitgaande factuur.

De reden is geen nalatigheid. De reden is dat beide kanten op verschillende momenten, door verschillende mensen en vaak in verschillende systemen worden verwerkt. De kosten komen twee weken later met de factuur van de vervoerder; de opbrengst wordt direct na het vervoer gefactureerd. De match gebeurt aan het eind van de maand op totalen, en daar klopt alles, want totalen kloppen altijd.

Drie mogelijke gevallen

Een kostenregel zonder opbrengstenregel is een van drie gevallen.

Ten eerste: de dienst zit in de afgesproken pakketprijs. De klant betaalt een “all-in” tarief, en daarin zitten zowel het terminalgeld als de documentbehandeling. Er is geen lek.

Ten tweede: de kosten zijn bewust geabsorbeerd. Er was een commerciële beslissing om niet door te belasten — vanwege de relatie, vanwege een fout aan eigen kant, op grond van een volumeafspraak. Ook geen lek, al is het nuttig te weten hoeveel daarvan samenkomt.

Ten derde: de opbrengst heeft niemand gefactureerd. De dienst is uitgevoerd, de kosten zijn betaald, de factuur is nooit uitgereikt.

Het derde geval ziet er precies zo uit als het eerste en het tweede, totdat iemand het nagaat.

Waarom het zonder matchen moeilijk te vinden is

Omdat het lek geen enkele indicator verandert waarnaar wordt gekeken.

De omzet is normaal. De marge is iets lager dan gepland, maar de marge is altijd iets lager dan gepland, en daar zijn tien redenen voor. Het aantal facturen komt overeen met het aantal zendingen, want wat niet wordt uitgereikt is meestal één regel, niet een hele factuur.

Het wordt pas zichtbaar wanneer de regels worden gematcht.

Hoe u zelf matcht

U hebt een gemeenschappelijk kenmerk nodig. Het beste is het dossier- of opdrachtnummer, als dat zowel aan de kostenkant als aan de opbrengstenkant staat. Het tweede beste — het nummer van het vervoersdocument. Het derde — het containernummer samen met een datum.

Ontbreekt elk daarvan, dan is matchen op route, datum en gewicht mogelijk, maar dan is het resultaat een aanname en geen feit, en zulke gevallen kunnen niet als bevinding worden gepresenteerd.

Het is zinvol met één dienstsoort te beginnen, niet met alles. Kies er een die vaak voorkomt, klein is en gemakkelijk wordt vergeten: reeferaansluiting, een extra stop, weging, tijdelijke opslag. Neem drie maanden en controleer hoe vaak de kosten er wel zijn en de opbrengst niet.

Is de verhouding groot, dan zijn dat geen toevalligheden — het is een proces waarin de dienst niet wordt vastgelegd op de plek waar de factuur wordt opgebouwd.

Wat u met het resultaat doet

De meeste gevonden gevallen zullen te oud zijn om een factuur waard te zijn. Dat is normaal en het is geen nederlaag.

De waarde zit elders: u weet nu welke dienstsoort lekte, en u kunt de plek herstellen waar het gebeurt. Eén herstel van het mechanisme werkt elke week vooruit, terwijl één late factuur één keer werkt en u bovendien een verklaring kost.

Nog iets wat de match laat zien

Zijn de regels gematcht, dan ziet u niet alleen wat niet is gefactureerd, maar ook de marge per dienstsoort. Dat is vaak de eerste keer dat een bedrijf ziet welke diensten zich werkelijk terugbetalen en welke tegen kostprijs of daaronder worden uitgevoerd.

Dat is niet het doel van de audit, maar het is een bijresultaat dat vaak nuttiger blijkt dan de lijst met bevindingen zelf.