Wanneer de factuur niet meer de moeite is

Vindt u een niet gefactureerde dienst die een jaar geleden is uitgevoerd, dan is de eerste impuls om die te factureren. Het geld is immers verdiend.

Daarvoor is het zinvol twee vragen te beantwoorden, en slechts één daarvan is juridisch.

De eerste: kan het nog

In veel expeditiecontracten staat een bepaling over de termijn voor het uitreiken van facturen na uitvoering van de dienst. Die is minder bekend dan de termijn voor het betwisten van facturen, maar werkt net zo: daarna wordt geen factuur meer uitgereikt.

Is er geen bepaling, dan gelden de algemene verjaringstermijnen, die aanzienlijk langer zijn. Dan is het antwoord op de eerste vraag zeer waarschijnlijk “het kan”.

De tweede: is het de moeite

Deze vraag is belangrijker, en het recht geeft er geen antwoord op.

Een onverwachte factuur voor een dienst van een jaar geleden betekent voor de klant een van twee dingen: of uw administratie is niet in orde, of u gaat het verleden door op zoek naar wat er nog in rekening kan worden gebracht. Geen van beide varianten is goed.

Een praktisch gevolg dat het waard is vooraf af te wegen: een klant die zo'n factuur ontvangt, begint bijna altijd de andere te controleren. En vaak terecht — want als u één regel vergat uit te reiken, kunt u een andere dubbel hebben uitgereikt.

Dat betekent niet dat het nooit de moeite is. Het betekent dat het bedrag groot genoeg moet zijn om de verklaring op te wegen, en dat de omstandigheden zo moeten zijn dat ze in één zin zonder uitvluchten zijn uit te leggen.

Een grens die u vooraf stelt

Het helpt een interne beslissing te hebben: hoeveel maanden terug het bedrijf überhaupt facturen uitreikt, en vanaf welk bedrag.

Zo'n beslissing heeft twee waarden. Ten eerste bespaart zij een discussie in elk afzonderlijk geval. Ten tweede — en dat is belangrijker — maakt zij het mogelijk het resultaat van een lekzoektocht direct in twee lijsten te splitsen, in plaats van te wachten tot elk geval is afgewogen.

Zonder zo'n grens levert een lekaudit een lijst op die een maand blijft liggen, omdat elke regel een beslissing vraagt.

Waarom de grootste waarde niet in de facturen zit

Levert een lekzoektocht honderd gevallen op waarvan vijftien een factuur waard zijn, dan is de conclusie snel dat het resultaat middelmatig is.

Dat is de verkeerde rekenbasis. Honderd gevallen zijn geen honderd toevalligheden — het zijn enkele mechanismen die zich vele malen hebben herhaald. Is de reeferaansluiting vierendertig van de eenenveertig keer niet doorbelast, dan zijn dat geen vierendertig bevindingen maar één proces waarin de dienst niet wordt vastgelegd op de plek waar de factuur wordt opgebouwd.

Wordt die plek hersteld, dan stopt het lek. Niet vermindert — stopt, want het was niet toevallig.

Daarom is de juiste waardebasis van een lekaudit niet het totaal van de uitgereikte facturen maar het maandelijkse lek dat is gestopt. De eerste is eenmalig, het tweede werkt elke maand.

En iets wat facturen helemaal niet raakt

Niet elk lek is een niet gefactureerde dienst. Een deel ervan is een correct uitgereikte factuur, maar tegen een oud tarief, met een niet uitgevoerde indexering of een niet doorbelaste toeslag. In die gevallen was er een factuur, en de klant heeft die betaald — alleen een lagere dan zij had moeten zijn.

Deze gevallen zijn commercieel moeilijker dan niet gefactureerde diensten, want hier hoeft u geen nieuw document uit te reiken maar moet u uitleggen waarom het eerdere verkeerd was. In de praktijk gaan ze bijna altijd op de lijst “vooruit herstellen”, en dat is juist.