Kostnad utan intäktsrad

I ett speditionsföretag finns en åtgärd som nästan ingen utför systematiskt: att matcha varje rad på en mottagen faktura mot en rad på en utställd faktura.

Orsaken är inte slarv. Orsaken är att de båda sidorna hanteras vid olika tidpunkter, av olika personer och ofta i olika system. Kostnaden kommer med transportörens faktura två veckor senare; intäkten faktureras direkt efter transporten. Matchningen görs på totalsummor vid månadens slut, och där stämmer allt, eftersom totalsummor alltid stämmer.

Tre möjliga fall

En kostnadsrad utan intäktsrad är ett av tre fall.

För det första: tjänsten ingår i det avtalade paketpriset. Kunden betalar ett ”all-in”-pris, och i det ingår både terminalavgiften och dokumenthanteringen. Något läckage finns inte.

För det andra: kostnaden har absorberats medvetet. Det fanns ett kommersiellt beslut att inte fakturera — för relationens skull, på grund av ett fel på egen sida, enligt en volymöverenskommelse. Inte heller läckage, även om det är värt att veta hur mycket av det som samlas.

För det tredje: intäkten har ingen ställt ut. Tjänsten är utförd, kostnaden betald, fakturan aldrig utställd.

Det tredje fallet ser precis ut som det första och det andra, till dess att någon kontrollerar.

Varför det är svårt att hitta utan matchning

Därför att läckaget inte rör ett enda nyckeltal som man tittar på.

Omsättningen är normal. Marginalen ligger något under plan, men marginalen ligger alltid något under plan, och det finns tio skäl till det. Antalet fakturor motsvarar antalet transporter, eftersom det som inte ställs ut oftast är en rad och inte en hel faktura.

Det blir synligt först när raderna matchas.

Så gör ni matchningen själva

Det behövs en gemensam identifierare. Den bästa är sändningsakten eller uppdragsnumret, om det finns både på kostnadssidan och på intäktssidan. Den näst bästa — transportdokumentets nummer. Den tredje — containernummer tillsammans med ett datum.

Finns inget av dem är matchning möjlig på rutt, datum och vikt, men då är resultatet ett antagande och inte ett faktum, och sådana fall kan inte redovisas som fynd.

Det är värt att börja med en tjänstetyp och inte med allt. Välj en som är vanlig, liten och lätt att glömma: reeferanslutning, ett extra stopp, vägning, tillfällig lagring. Ta tre månader och kontrollera hur många gånger kostnaden finns och intäkten inte.

Är förhållandet stort är det inte tillfälligheter — det är en process där tjänsten inte registreras där fakturan byggs.

Vad man gör med resultatet

De flesta fall som hittas är för gamla för att en faktura ska vara värd det. Det är normalt och det är inget nederlag.

Värdet ligger någon annanstans: nu vet ni vilken tjänstetyp som läckte, och ni kan åtgärda stället där det sker. En åtgärd i mekanismen verkar varje vecka framåt, medan en försenad faktura verkar en gång och dessutom kostar en förklaring.

En sak till som matchningen visar

När raderna är matchade syns inte bara vad som inte fakturerats, utan också marginalen per tjänstetyp. Det är ofta första gången ett företag ser vilka tjänster som verkligen bär sig och vilka som utförs till självkostnad eller under.

Det är inte granskningens syfte, men det är ett biresultat som ofta visar sig nyttigare än själva listan med fynd.