Frachtrechnung und Vertrag: warum sie fast nie verglichen werden

Fast jedes Logistikunternehmen prüft eingehende Frachtrechnungen. Und fast keines prüft das, was wirklich zählt.

Geprüft wird, ob die Summe mit den Positionen übereinstimmt, ob die MwSt. richtig berechnet ist, ob die Rechnung dem Auftrag entspricht. Nicht geprüft wird die eine Sache: ob der angewandte Tarif der ist, der vereinbart wurde.

Der strukturelle Grund

Die Rechnung kommt in der Buchhaltung an. Die Buchhaltung hat die Tarifvereinbarung nicht — die liegt in der Logistikabteilung oder beim Vertriebsleiter. Die Logistikabteilung sieht die Rechnung nicht, weil sie sie nie erreicht.

So erledigen beide Seiten ihre Arbeit ehrlich und genau, und der einzige Vergleich, der wirklich zählen würde, findet nie statt.

Hinzu kommt das Volumen. Es können Hunderte Rechnungen pro Monat sein. Jede einzelne mit dem Tarifanhang zu vergleichen würde bedeuten: Vertrag öffnen, Relation finden, Gewichts- oder Volumenstaffel prüfen, Dieselfloater nach dem Index des jeweiligen Monats neu berechnen. Fünfzehn Minuten pro Rechnung. Bei hundert Rechnungen sind das fünfundzwanzig Stunden im Monat — mehr als eine halbe Stelle.

Deshalb macht es niemand. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Arithmetik es nicht zulässt.

Sieben Kategorien, in denen sich Fehler wiederholen

1. Falscher Tarif für die Relation. Der Vertrag sieht für die Relation Kaunas–Hamburg einen bestimmten Tarif vor, auf der Rechnung wird ein allgemeiner oder veralteter Tarif angewandt. Tritt meist nach einer Vertragsaktualisierung auf, wenn im System des Frachtführers noch der alte Eintrag steht.

2. Dieselfloater auf falscher Basis. Der Dieselfloater wird meist als Prozentsatz vom Grundtarif berechnet. Fehler: Berechnung auf den Gesamtbetrag inklusive Nebenkosten, falscher Monatsindex, oder der Zuschlag wird angewandt, obwohl vertraglich ein fester „All-in“-Tarif vereinbart ist.

3. Nebenkosten ohne Grundlage. Zweiter Entladepunkt, Hebebühne, ADR-Zuschlag, Zollformalitäten, Standzeit. Jede dieser Positionen kann völlig berechtigt sein — muss aber im Vertrag stehen und tatsächlich stattgefunden haben. In dieser Kategorie wird am meisten gefunden.

4. Fehler in der Gewichts- oder Volumenstaffel. Sammelgut-Tarife sind gestaffelt. 2.480 kg nach der Staffel 2.500–5.000 kg abzurechnen ist ein Fehler, der einmal wenig kostet — aber nicht, wenn er sich hundertmal wiederholt.

5. Duplikate. Dieselbe Leistung zweimal auf der Rechnung, oder dieselbe Rechnung per E-Mail und über das System erhalten und zweimal bezahlt. Selten, aber der Einzelbetrag ist hoch.

6. Währung und Wechselkurs. Rechnung in anderer Währung, umgerechnet mit einem anderen als dem vertraglich vereinbarten Tageskurs.

7. Rechnung für etwas, das nicht stattgefunden hat. Stornierte Fahrt, nicht genutzte Buchung, nicht erfolgter zusätzlicher Stopp.

Keine dieser Kategorien ist Betrug. Fast alle entstehen aus der Unvereinbarkeit der Systeme zweier Unternehmen, und genau deshalb wiederholen sie sich Monat für Monat, bis jemand sie stoppt.

Warum interne Prüfung nicht hilft

Die übliche Antwort lautet: „Wir prüfen unsere Rechnungen.“ In der Praxis ist diese Prüfung fast immer eine von drei:

Summenprüfung. Ob die Positionen der Gesamtsumme entsprechen. Fängt Tippfehler ab, keine der sieben Kategorien.

Vergleich mit dem Vormonat. Ob der Betrag ähnlich ist. Erkennt keinen systematischen Fehler, der von Anfang an besteht — im Gegenteil, er wird zum Maßstab.

Stichprobenprüfung. Geprüft werden die größten Rechnungen. Aber in diesem Bereich liegt das Geld nicht in der Größe, sondern in der Häufigkeit: zwanzig Euro in hundert Rechnungen sind mehr als zweihundert Euro in einer.

Was sich automatisieren lässt und was nicht

Automatisierbar ist der Abgleich, sobald die Tarifvereinbarung strukturiert erfasst ist: Relation, Gewichtsstaffel, Grundtarif, Dieselfloater-Formel, zulässige Nebenkosten. Das System prüft dann jede Rechnung, nicht stichprobenartig, und markiert Abweichungen mit Verweis auf die konkrete Vertragsklausel.

Der schwierigste Teil ist nicht der Abgleich, sondern die Erfassung des Vertrags. Tarifanhänge kommen als Excel-Dateien, deren Struktur bei jedem Frachtführer anders ist, manchmal mit Fußnoten, die die Logik verändern. Beim ersten Mal ist das fast immer halbmanuelle Arbeit. Wer ein vollautomatisches Einlesen von Tarifverträgen verspricht, verspricht etwas, das noch niemand gut hinbekommen hat.

Nicht automatisierbar ist die Entscheidung, ob man widerspricht. Der Frachtführer ist Partner, kein Gegner, und ein Teil der Abweichungen wird im Gespräch gelöst, nicht per Reklamation.

Beispielrechnung

Auch hier keine Statistik, sondern eine Rechnung mit Annahmen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

240 × 8 % = 19 Rechnungen mit Abweichung
19 × 46 € = 874 € pro Monat, oder 10.500 € pro Jahr

Kategorie drei — Nebenkosten ohne Grundlage — wird gesondert bewertet und hat oft einen höheren Einzelbetrag, sodass das reale Ergebnis davon abhängt, wie viele Zusatzleistungen in Ihren Transporten tatsächlich vorkommen.

Und das Wichtigste, was diese Rechnung nicht zeigt: Ein systematischer Fehler hört nicht von selbst auf. Ein falscher Tarif auf einer wöchentlich befahrenen Relation wiederholt sich, bis ihn jemand bemerkt. Eine Prüfung stoppt den Fluss — sie holt nicht nur die Vergangenheit zurück.

Vergangenheit und Gegenwart sind zwei verschiedene Produkte

Eine Trennung lohnt sich, denn Wert und Preis unterscheiden sich.

Der historische Audit prüft bereits bezahlte Rechnungen. Ergebnis ist eine Gutschrift oder Rückerstattung. Es gibt einen konkreten Betrag, daher passt eine Erfolgshonorar-Abrechnung.

Die laufende Kontrolle prüft die Rechnung vor der Zahlung. Eine Überzahlung entsteht gar nicht erst. Das ist wertvoller, weil nichts von irgendwoher zurückgeholt werden muss und kein unangenehmes Gespräch mit dem Frachtführer nötig ist. Aber es gibt hier keinen „zurückgewonnenen Betrag“, von dem sich ein Prozentsatz berechnen ließe — deshalb ist das ein Abonnement-, kein Erfolgshonorar-Angebot.

Die meisten Unternehmen beginnen mit dem historischen Audit, weil er zeigt, ob es überhaupt etwas zu besprechen gibt. Erst nach dem Ergebnis wechseln sie zur laufenden Kontrolle.