Indeksointi, jota kukaan ei tehnyt

Kuljetus- ja huolintasopimuksissa on ehto hintojen indeksoinnista: kerran vuodessa tai indeksin muuttuessa hintoja tarkistetaan polttoainekaavan, kuluttajahintaindeksin tai tiemaksujen muutoksen mukaan.

Tällä ehdolla on ominaisuus, joka erottaa sen kaikista muista sopimusehdoista: sen noudattamatta jättäminen ei pysäytä mitään.

Jos ette lähetä laskua, ette saa rahaa. Jos ette toimita asiakirjoja, lasti ei liiku. Jos ette tee indeksointia — kaikki jatkuu täsmälleen samalla tavalla, vain alemmilla hinnoilla.

Miksi sitä ei tehdä

Siksi, että sitä ei ole annettu kenenkään tehtäväksi.

Sopimuksen neuvotteli myynti. Laskut lähettää taloushallinto. Kuljetukset hoitaa operatiivinen osasto. Indeksointi on toimenpide, jota varten on luettava sopimus, löydettävä indeksin arvo, laskettava muutos, ilmoitettava asiakkaalle ja muutettava tariffi järjestelmässä. Se ei kuulu yhdenkään kolmen osaston työhön, ja siksi sitä ei tapahdu.

Kahden vuoden kuluttua sopimusta toteutetaan hinnoilla, joiden sen mukaan olisi pitänyt nousta kaksi kertaa.

Milloin sitä voi soveltaa takautuvasti

Tässä tarvitaan varovaisuutta, sillä vastaus on usein ”ei voi”.

Ehdossa, jonka perusteella indeksointia voi soveltaa takautuvasti, on oltava kolme osaa.

Kaava. Ei ”hintoja voidaan tarkistaa markkinaolosuhteiden muuttuessa”, vaan tietty indeksi ja laskentatapa. Ilman kaavaa ei ole mitään sovellettavaa.

Jaksotus. Milloin tarkistus tehdään — kerran vuodessa tietystä päivästä, kerran vuosineljänneksessä, indeksin muuttuessa enemmän kuin tietyn prosentin verran.

Ilmoitusaika. Kuinka paljon ennakkoon asiakkaalle on ilmoitettava ennen uusien hintojen voimaantuloa. Juuri tämä osa jää useimmin pois, ja juuri se ratkaisee, voiko tarkistusta soveltaa takautuvasti: jos ehto vaatii ilmoittamista kolmekymmentä päivää ennakkoon, viime vuoden indeksointia ei voi soveltaa tänään, koska ilmoitusta ei tehty silloin.

Jos yksikin osa puuttuu, indeksointi toimii vain eteenpäin — ja sekin on arvokasta, mutta ei laskuna viime vuodesta.

Mitä tehdä tällä viikolla

Avatkaa kolme suurinta asiakassopimusta ja etsikää ehto hintojen tarkistamisesta. Kirjatkaa jokaisesta, ovatko kolme osaa olemassa.

Jos ehto on ja kaikki kolme osaa ovat, laskekaa, milloin se viimeksi tehtiin. Jos vastaus on ”ei koskaan”, sovitun ja todellisen hinnan ero on laskettavissa, ja se toimii eteenpäin ensimmäisestä asianmukaisesti tehdystä ilmoituksesta.

Jos ehtoa ei ole lainkaan, se on seuraavan uusimisen aihe — ja kannattaa pyytää kaikkia kolmea osaa, ei vain kaavaa.

Toisesta suunnasta

Sama ehto teidän ostosopimuksissanne toimii teitä vastaan. Rahdinkuljettaja, joka ei ole tehnyt indeksointia, ei tee sitä jatkossakaan — mutta se, joka teki, on soveltanut sitä, ja kannattaa tarkistaa, tekikö oikein.

Indeksointi on yksi niistä harvoista ehdoista, joiden molemmat suunnat kannattaa tarkistaa samaan aikaan.