”Tariffimme ei ollut sellainen”: miksi sillä on merkitystä, mikä versio oli voimassa

Tyypillinen käänne riidassa näyttää tältä. Esitätte vaatimuksen tariffiin nojaten. Vastapuoli vastaa, että tuolla jaksolla oli voimassa toinen laitos. Ja keskustelu pysähtyy, koska molemmat osapuolet nojaavat asiakirjaan, jonka versiot eivät täsmää.

Miksi näin käy

Tariffit muuttuvat useammin kuin luullaan. Terminaalien tariffit tarkistetaan vuosisykleissä, rahdinkuljettajien lisämaksut neljännesvuosittain, ja jotkin maksut, esimerkiksi polttoaineveron palautusmäärät, voivat muuttua muutaman kuukauden välein ja olla väliaikaisesti keskeytettyinä.

Mennyttä jaksoa koskeva riita käydään silloin, kun voimassa oleva laitos on jo toinen. Verkkosivu puolestaan näyttää uusimman version, ei sitä, joka oli voimassa.

Mitä on kirjattava

Neljä asiaa jokaisesta säännöstä, johon nojaatte.

Arvon — itse maksun, määräajan tai ehdon.

Voimassaolojakson — mistä alkaen ja mihin asti tätä laitosta sovelletaan.

Lähteen — missä se on julkaistu, täsmällisine viittauksineen.

Kirjaamishetken — milloin kirjasitte sen ylös, ja mieluiten käsittelemättömän kopion kyseisestä sivusta tai asiakirjasta.

Neljäs kohta on se, jota lähes kukaan ei tee, ja juuri se ratkaisee riidan. Päivätty kopio osoittaa, mitä tuolloin oli julkaistu, riippumatta siitä, mitä tänään näytetään.

Käytännön seuraus

Jos teette auditoinnin itse, tallentakaa tariffista kopio sinä päivänä, jona sitä käytätte, ettekä vasta silloin, kun riita syntyy. Myöhemmin sitä ei enää voi tehdä.

Jos ostatte auditoinnin, kysykää, ilmoitetaanko raportissa tariffin versio ja sen kirjaamispäivä. Raportti, jossa lukee vain ”tariffin mukaan”, ei riidassa auta.

Mitä muuta tästä saa

Toistettavuuden. Jos kaikki lähtötiedot ja säännöt on kirjattu, laskelman voi toistaa kuka tahansa — kirjanpitäjänne, tilintarkastaja tai vastapuoli itse.

Laskelma, jota kukaan ei voi toistaa, on riidassa pelkkä mielipide.