Auditointi
Mitä saatte: auditointiraportin ja lähetysvalmiin vaatimuksen
Auditoinnin tulos ei ole riviluettelo. Se on kaksi asiakirjaa: raportti teille, jossa näkyy jokainen havainto laskelmineen ja lähteineen, sekä vaatimuspohja teidän nimissänne, valmiina allekirjoitettavaksi ja lähetettäväksi.
Auditointiraportti
Jokaisesta havainnosta — kohde, ajanjakso, laskutettu määrä, oikea määrä ja erotus. Kunkin yhteydessä: viittaus tiettyyn sopimus- tai tariffikohtaan, viittaus asiakirjan kohtaan, josta tiedot on otettu, ja täydellinen laskelma kaikkine lähtötietoineen.
Laskelma esitetään niin, että kolmas osapuoli voi toistaa sen — kirjanpitäjänne, tilintarkastajanne tai rahdinkuljettaja itse. Tulosta ilman lähtötietoja emme esitä.
Erillinen osio kertoo, mitä emme tarkastaneet: mitä tietoja puuttui, mitkä maat tai satamat eivät ole mukana, mitkä tarkastukset jäivät tekemättä ja miksi. Raporttia ilman tätä osiota ei anneta.
Vaatimuspohja
Valmis kirje vastaanottajan kielellä, jossa on tosiseikat, vaatimus ja liiteluettelo.
Kirje laaditaan teidän nimissänne. Demurritia ei mainita siinä, koska emme esitä vaatimusta teidän nimissänne — te allekirjoitatte ja lähetätte sen itse.
Jos vastaanottaja on viranomainen — esimerkiksi tiemaksun palautuksessa —, vaatimuksen sijaan laaditaan hakemuskokonaisuus siinä muodossa, jota viranomainen edellyttää.
Saatte pohjan myös muokattavassa muodossa (DOCX), koska se on teidän asiakirjanne — voitte korjata sitä ennen lähettämistä.
Lähteet ja versiot
Jokaisen tariffin tai normin kohdalla ilmoitetaan versio, voimassaoloaika, lähde ja päivä, jona se on tallennettu. Sillä on merkitystä sinä päivänä, jona toinen osapuoli vastaa, että tariffi oli toinen.
Annettua raporttia ei muuteta. Uusien tietojen ilmetessä annetaan uusi versio viittauksella edelliseen — koska ensimmäisen olette jo lähettäneet.
Esimerkki
Alla on täydellinen esimerkkipaketti. Sen tiedot ovat keksittyjä: yritys, kontit ja summat eivät vastaa yhtäkään todellista asiakasta. Jokainen esimerkin sivu on merkitty, jottei sitä voisi koskaan luulla todelliseksi raportiksi.
Milloin vaatimuspohjaa ei ole
Jokainen auditointi ei pääty kirjeeseen toiselle osapuolelle, ja se on raja, ei puute.
Maksuehtojen analyysi ei saa lainkaan vaatimuspohjaa. Vastaanottaja olisi teidän oma asiakkaanne, emmekä me ota koskaan yhteyttä teidän asiakkaisiinne — saatte vain raportin.
Saksan tietullin tarkastus antaa vaatimuksen sijaan hakemuksen viranomaiselle (BALM). Se on toisenlainen asiakirja, jolla on oma muotonsa ja omat määräaikansa.
Terminaalilaskujen auditointi antaa kaksi kirjettä yhden sijaan: laskut ovat laatineet eri oikeushenkilöt — terminaali ja rahdinkuljettaja — ja kumpikin vastaa vain omastaan.
Mitä näissä asiakirjoissa ei ole
Ei oikeudellista lausuntoa. Raportti kertoo, mikä ei vastaa tariffia tai sopimusta, mutta ei arvioi mahdollisuuksianne tuomioistuimessa.
Ei ole vaatimusta, joka olisi esitetty teidän nimissänne. Me emme sitä esitä — emme rahdinkuljettajalle, emme terminaalille emmekä viranomaiselle. Kirjeen allekirjoitatte ja lähetätte te.
Ei summaa, jota emme voisi perustella. Havainto, jolta puuttuu tietoja tai jonka lähdettä ei ole vahvistettu, menee luokkaan ”vaatii tarkistusta” eikä sitä lasketa vaadittuun summaan.