Audits
Ko jūs saņemat: audita ziņojumu un nosūtīšanai gatavu prasību
Audita rezultāts nav rindu saraksts. Tie ir divi dokumenti: ziņojums jums, kurā redzams katrs konstatējums ar aprēķinu un avotu, un prasības veidne jūsu vārdā, gatava parakstīšanai un nosūtīšanai.
Audita ziņojums
Katram konstatējumam — objekts, periods, rēķinā iekļautā summa, pareizā summa un starpība. Katram no tiem: atsauce uz konkrētu līguma vai tarifa punktu, norāde uz vietu dokumentā, no kuras ņemti dati, un pilns aprēķins ar visiem ievaddatiem.
Aprēķins sniegts tā, lai to varētu atkārtot trešā persona — jūsu grāmatvedis, revidents vai pats pārvadātājs. Rezultātu bez ievaddatiem mēs nesniedzam.
Atsevišķa sadaļa norāda, ko mēs nepārbaudījām: kādu datu trūka, kuras valstis vai ostas nav aptvertas, kuras pārbaudes netika veiktas un kāpēc. Ziņojumu bez šīs sadaļas neizsniedzam.
Prasības veidne
Gatava vēstule adresāta valodā ar faktiskajiem apstākļiem, prasījumu un pielikumu sarakstu.
Vēstule tiek sagatavota jūsu vārdā. Demurrit tajā nav minēts, jo prasības jūsu vārdā mēs neiesniedzam — jūs to parakstāt un nosūtāt pats.
Ja adresāts ir iestāde — piemēram, ceļa nodevas atmaksas gadījumā —, prasības vietā tiek sagatavota pieteikuma pakete tādā formā, kādu iestāde prasa.
Veidni saņemat arī rediģējamā formātā (DOCX), jo tas ir jūsu dokuments — pirms nosūtīšanas varat to labot.
Avoti un versijas
Pie katra tarifa vai normas norādīta versija, spēkā esamības periods, avots un datums, kad tas fiksēts. Tas ir svarīgi dienā, kad otra puse atbild, ka tarifs bijis citāds.
Izsniegtu ziņojumu nemainām. Parādoties jauniem datiem, izsniedzam jaunu versiju ar atsauci uz iepriekšējo — jo pirmo jūs jau esat nosūtījis.
Paraugs
Zemāk — pilns paketes paraugs. Dati tajā ir izdomāti: uzņēmums, konteineri un summas neatbilst nevienam reālam klientam. Katra parauga lappuse ir apzīmēta, lai to nekad nevarētu noturēt par īstu ziņojumu.
Kad prasības veidnes nav
Ne katrs audits beidzas ar vēstuli otrai pusei, un tā ir robeža, nevis trūkums.
Maksājumu termiņu analīze prasības veidni nesaņem vispār. Adresāts būtu jūsu pašu klients, bet pie jūsu klientiem mēs nevēršamies nekad — saņemat tikai ziņojumu.
Ceļu nodevu audits prasības vietā sagatavo pieteikumu iestādei (BALM). Tā ir cita veida dokuments ar savu formu un termiņiem.
Termināļa rēķinu audits dod divas vēstules, nevis vienu: rēķinus izrakstījušas dažādas juridiskās personas — termināls un pārvadātājs — un katra atbild tikai par savu.
Kā šajos dokumentos nav
Nav juridiska atzinuma. Ziņojums norāda, kas neatbilst tarifam vai līgumam, bet nevērtē jūsu izredzes tiesā.
Nav prasības, kas iesniegta jūsu vārdā. Mēs to neiesniedzam — ne pārvadātājam, ne terminālam, ne iestādei. Vēstuli parakstāt un nosūtāt jūs.
Nav summas, kuru nevarētu pamatot. Konstatējums, kuram trūkst datu vai kura avots nav apstiprināts, nonāk kategorijā „nepieciešama pārbaude” un prasītajā summā netiek ieskaitīts.