Audyt
Co otrzymujesz: raport z audytu i gotową reklamację
Wynik audytu to nie lista wierszy. To dwa dokumenty: raport dla Ciebie, w którym widać każde ustalenie wraz z wyliczeniem i źródłem, oraz wzór reklamacji w Twoim imieniu, gotowy do podpisania i wysłania.
Raport z audytu
Do każdego ustalenia — pozycja, okres, kwota zafakturowana, kwota prawidłowa i różnica. Przy każdym: odesłanie do konkretnego postanowienia umowy lub taryfy, wskazanie miejsca w dokumencie, z którego pochodzą dane, oraz pełne wyliczenie ze wszystkimi danymi wejściowymi.
Wyliczenie przedstawiono tak, aby mogła je powtórzyć osoba trzecia — Twoja księgowa, audytor albo sam przewoźnik. Nie podajemy wyniku bez danych wejściowych.
Odrębna sekcja wskazuje, czego nie sprawdziliśmy: jakich danych brakowało, które kraje lub porty nie są objęte, których kontroli nie wykonano i dlaczego. Raportu bez tej sekcji nie wydajemy.
Wzór reklamacji
Gotowe pismo w języku adresata, ze stanem faktycznym, żądaniem i wykazem załączników.
Pismo sporządzane jest w Twoim imieniu. Demurrit nie jest w nim wymieniony, ponieważ nie składamy reklamacji w Twoim imieniu — podpisujesz je i wysyłasz sam.
Gdy adresatem jest organ — na przykład przy zwrocie opłaty drogowej — zamiast reklamacji przygotowywany jest komplet wniosku w formie, jakiej ten organ wymaga.
Wzór otrzymujesz także w formie edytowalnej (DOCX), bo to Twój dokument — możesz go poprawić przed wysłaniem.
Źródła i wersje
Przy każdej taryfie lub normie podajemy wersję, okres obowiązywania, źródło oraz datę jego utrwalenia. Ma to znaczenie w dniu, w którym druga strona odpowie, że taryfa była inna.
Wydanego raportu nie zmieniamy. Gdy pojawią się nowe dane, wydajemy nową wersję z odesłaniem do poprzedniej — bo pierwszą już wysłałeś.
Przykład
Poniżej pełny przykładowy pakiet. Dane w nim są fikcyjne: firma, kontenery i kwoty nie odpowiadają żadnemu rzeczywistemu klientowi. Każda strona przykładu jest oznaczona, aby nigdy nie można go było wziąć za prawdziwy raport.
Kiedy wzoru reklamacji nie ma
Nie każdy audyt kończy się pismem do drugiej strony, i to jest granica, a nie brak.
Analiza terminów płatności nie otrzymuje wzoru reklamacji w ogóle. Adresatem byłby Twój własny klient, a do Twoich klientów nigdy się nie zwracamy — otrzymujesz wyłącznie raport.
Audyt niemieckiego myta zamiast reklamacji daje wniosek do organu (BALM). To inny rodzaj dokumentu, z własną formą i własnymi terminami.
Audyt faktur terminalowych daje dwa pisma, a nie jedno: faktury wystawiły różne osoby prawne — terminal i przewoźnik — a każda odpowiada tylko za swoją.
Czego w tych dokumentach nie ma
Nie ma opinii prawnej. Raport wskazuje, co jest niezgodne z taryfą lub umową, ale nie ocenia Twoich szans w sądzie.
Nie ma reklamacji złożonej w Twoim imieniu. My jej nie składamy — ani przewoźnikowi, ani terminalowi, ani organowi. Pismo podpisujesz i wysyłasz Ty.
Nie ma kwoty, której nie umiemy uzasadnić. Ustalenie, któremu brakuje danych albo którego źródło jest niepotwierdzone, trafia do kategorii „do weryfikacji” i nie jest wliczane do kwoty żądanej.