Audit
Hvad I får: auditrapporten og et krav klar til afsendelse
Et auditresultat er ikke en liste med linjer. Det er to dokumenter: en rapport til jer, hvor hver konstatering ses med beregning og kilde, og en kravskabelon i jeres navn, klar til underskrift og afsendelse.
Auditrapporten
For hver konstatering — objektet, perioden, det fakturerede beløb, det korrekte beløb og forskellen. Til hver enkelt: henvisning til den konkrete kontrakt- eller tarifbestemmelse, henvisning til stedet i dokumentet, dataene stammer fra, og hele beregningen med alle inputværdier.
Beregningen er fremstillet, så en tredjepart kan gentage den — jeres bogholder, jeres revisor eller transportøren selv. Et resultat uden inputværdier fremlægger vi ikke.
Et særskilt afsnit angiver, hvad vi ikke har kontrolleret: hvilke data der manglede, hvilke lande eller havne der ikke er omfattet, hvilke kontroller der ikke blev udført og hvorfor. Uden det afsnit udstedes ingen rapport.
Kravskabelonen
Et færdigt brev på modtagerens sprog med de faktiske omstændigheder, kravet og bilagsfortegnelsen.
Brevet skrives i jeres navn. Demurrit nævnes ikke i det, fordi vi ikke rejser krav i jeres navn — I underskriver og sender det selv.
Er modtageren en myndighed — for eksempel ved refusion af vejafgift — udarbejdes der i stedet for et krav et ansøgningssæt i den form, myndigheden kræver.
I får også skabelonen i redigerbart format (DOCX), for det er jeres dokument — I må rette det inden afsendelse.
Kilder og versioner
Ved hver tarif eller norm angives version, gyldighedsperiode, kilde og datoen, hvor den blev fastholdt. Det tæller den dag, modparten svarer, at tariffen var en anden.
En udstedt rapport ændres ikke. Kommer der nye data, udstedes en ny version med henvisning til den forrige — for den første har I allerede sendt.
Eksempel
Nedenfor er en komplet eksempelpakke. Dataene i den er opdigtede: virksomheden, containerne og beløbene svarer ikke til nogen reel kunde. Hver side i eksemplet er mærket, så det aldrig kan forveksles med en rigtig rapport.
Hvornår der ikke er nogen kravskabelon
Ikke enhver audit ender i et brev til modparten, og det er en grænse, ikke en mangel.
Betalingsfrister-analysen får slet ingen kravskabelon. Modtageren ville være jeres egen kunde, og jeres kunder henvender vi os aldrig til — I får kun rapporten.
Vejafgiftsauditten giver i stedet for et krav en ansøgning til myndigheden (BALM). Det er en anden slags dokument, med sin egen form og sine egne frister.
Audit af terminalfakturaer giver to breve i stedet for ét: fakturaerne er udstedt af forskellige juridiske personer — terminalen og transportøren — og hver svarer kun for sin egen.
Hvad disse dokumenter ikke er
Ingen juridisk vurdering. Rapporten angiver, hvad der ikke stemmer med tarif eller kontrakt, men vurderer ikke jeres udsigter i retten.
Der er intet krav rejst i jeres navn. Vi rejser det ikke — hverken over for transportøren, terminalen eller en myndighed. Brevet underskriver og sender I.
Intet beløb, vi ikke kan dokumentere. En konstatering, der mangler data, eller hvis kilde er ubekræftet, havner i kategorien „kræver gennemgang” og medregnes ikke i det krævede beløb.