Audit
Wat u krijgt: het auditrapport en een verzendklare claim
Een auditresultaat is geen lijst met regels. Het zijn twee documenten: een rapport voor u, waarin elke bevinding met berekening en bron staat, en een claimsjabloon op uw naam, klaar om te ondertekenen en te versturen.
Het auditrapport
Bij elke bevinding — het object, de periode, het gefactureerde bedrag, het juiste bedrag en het verschil. Bij elk daarvan: een verwijzing naar de specifieke contract- of tariefbepaling, een verwijzing naar de plaats in het document waar de gegevens vandaan komen, en de volledige berekening met alle invoerwaarden.
De berekening is zo weergegeven dat een derde haar kan herhalen — uw boekhouder, uw accountant of de vervoerder zelf. Een uitkomst zonder invoerwaarden leggen wij niet voor.
Een apart hoofdstuk vermeldt wat wij niet hebben gecontroleerd: welke gegevens ontbraken, welke landen of havens niet zijn gedekt, welke controles niet zijn uitgevoerd en waarom. Een rapport zonder dat hoofdstuk wordt niet afgegeven.
De claimsjabloon
Een afgeronde brief in de taal van de ontvanger, met de feiten, de vordering en de lijst met bijlagen.
De brief wordt opgesteld op uw naam. Demurrit wordt er niet in genoemd, want wij dienen geen claim in op uw naam — u ondertekent en verstuurt hem zelf.
Is de geadresseerde een instantie — bijvoorbeeld bij teruggaaf van tolgeld — dan wordt in plaats van een claim een aanvraagset opgesteld in de vorm die die instantie verlangt.
U ontvangt de sjabloon ook in bewerkbare vorm (DOCX), want het is uw document — u mag het vóór verzending aanpassen.
Bronnen en versies
Bij elk tarief of elke norm staan de versie, de geldigheidsperiode, de bron en de datum waarop die is vastgelegd. Dat telt op de dag waarop de tegenpartij antwoordt dat het tarief anders was.
Een afgegeven rapport wordt niet gewijzigd. Komen er nieuwe gegevens, dan volgt een nieuwe versie met verwijzing naar de vorige — want de eerste hebt u al verstuurd.
Voorbeeld
Hieronder een volledig voorbeeldpakket. De gegevens erin zijn fictief: het bedrijf, de containers en de bedragen komen met geen enkele echte klant overeen. Elke pagina van het voorbeeld is gemarkeerd, zodat het nooit voor een echt rapport kan doorgaan.
Wanneer er geen claimsjabloon is
Niet elke audit eindigt in een brief aan de tegenpartij, en dat is een grens, geen tekortkoming.
De betalingstermijnen-analyse krijgt helemaal geen claimsjabloon. De geadresseerde zou uw eigen klant zijn, en uw klanten benaderen wij nooit — u ontvangt alleen het rapport.
De Duitse tolaudit levert in plaats van een claim een aanvraag bij de instantie (BALM). Dat is een ander soort document, met een eigen vorm en eigen termijnen.
De audit van terminalfacturen levert twee brieven op in plaats van één: de facturen zijn uitgereikt door verschillende rechtspersonen — de terminal en de vervoerder — en elk staat alleen in voor de eigen factuur.
Wat deze documenten niet zijn
Geen juridisch advies. Het rapport benoemt wat niet strookt met tarief of contract, maar beoordeelt uw kansen bij de rechter niet.
Er is geen claim die op uw naam is ingediend. Wij dienen die niet in — niet bij de vervoerder, niet bij de terminal, niet bij een instantie. De brief ondertekent en verstuurt u.
Geen bedrag dat wij niet kunnen onderbouwen. Een bevinding waarbij gegevens ontbreken of waarvan de bron onbevestigd is, valt onder „te beoordelen” en telt niet mee in het gevorderde bedrag.