Miten valmistaudut D&D-riitaan: mitä tietoja tarvitset ja mistä ne löydät

Muodollisella reklamaatiolla varustamolle on parempi mahdollisuus tulla hyväksytyksi, jos se on alusta asti tuettu täydellä dokumentaatiolla — ei pelkällä epäilyllä, että lasku on väärä. Alla on konkreettinen lista siitä, mitä oikeasti tarvitset, ja mistä löydät nämä tiedot, jos niitä ei ole jo koottu yhteen paikkaan.

Sopimusasiakirjat

Tarvitset sen osan sopimuksesta, jossa mainitaan vapaa-aika ja sen ylittymisen jälkeen sovellettava hinta — usein erillinen liite pääsopimukseen (tariffiliite), ei itse pääsopimus. Tätä asiakirjaa säilyttää yleensä se, joka neuvotteli sopimusehdot varustamon kanssa, tai hankinta-/logistiikkaosasto.

Aikaleimat

Tarvitset neljä päivämäärää: aluksen purkupäivämäärän, kontin noutopäivämäärän terminaalista (gate-out), tyhjän kontin palautuspäivämäärän (gate-in), sekä laskussa ilmoitetut päivämäärät vertailua varten. Kolme ensimmäistä löytyvät yleensä terminaalioperaattorin portaalista tai suoraan varustamon track&trace-järjestelmästä — jos et ole tallentanut niitä, ne voi usein silti hakea jälkikäteen, kunhan tapahtumasta ei ole kulunut liikaa aikaa.

Itse lasku ja siihen liittyvä kirjeenvaihto

Varsinainen D&D-lasku kaikkine liitteineen — osa varustamoista ilmoittaa laskussa vain kokonaissumman ja toimittaa yksityiskohtaisen ajanjaksolaskelman vasta erikseen pyydettäessä. Jos laskussa ei ole selvää ajanjaksoerittelyä, se on jo itsessään ensimmäinen kysymys, joka kannattaa esittää ennen maksamista.

Force majeure -todisteet, jos relevantteja

Jos viivästyksen aiheutti sataman ruuhka, lakko tai muu sinusta riippumaton olosuhde, kannattaa hankkia ainakin välillistä näyttöä — sataman ilmoitus, uutisartikkeli tai varustamon oma myöntämys toisessa yhteydessä. Tämä ei ole välttämätöntä jokaisessa riidassa, mutta se vahvistaa asemaasi, kun syy on selvästi ollut sinusta riippumaton.

Miksi nämä tiedot kannattaa kerätä etukäteen, ei riidan aikana

Varustamot asettavat yleensä rajallisen ajan, jonka kuluessa lasku voidaan riitauttaa — usein mainittu tariffin pienellä präntätyllä, ei itse laskussa. Mitä nopeammin nämä neljä tietolohkoa on koottu, sitä enemmän aikaa jää itse riidan valmisteluun ja jättämiseen, sen sijaan että etsisit asiakirjoja eri osastoilta ja järjestelmistä.