Wie Sie sich auf einen D&D-Streitfall vorbereiten: welche Daten Sie brauchen und woher Sie sie bekommen

Eine formelle Forderung gegenüber der Reederei hat größere Erfolgsaussichten, wenn sie von Anfang an durch vollständige Dokumentation gestützt wird — nicht nur durch die Vermutung, dass die Rechnung falsch ist. Im Folgenden finden Sie eine konkrete Liste dessen, was Sie tatsächlich benötigen, und wo Sie diese Daten finden, falls Sie sie noch nicht an einem Ort gesammelt haben.

Vertragsdokumente

Sie benötigen den Teil des Vertrags, der die Freizeit (Free Time) und den danach geltenden Satz festlegt — oft ein separater Anhang zum Hauptvertrag (ein Tarifblatt), nicht der Hauptvertrag selbst. Dieses Dokument wird üblicherweise von der Person aufbewahrt, die die Vertragsbedingungen mit der Reederei ausgehandelt hat, oder liegt in der Einkaufs- bzw. Logistikabteilung.

Zeitstempel

Sie benötigen vier Daten: das Entladedatum vom Schiff, das Abholdatum des Containers vom Terminal (Gate-out), das Rückgabedatum des leeren Containers (Gate-in) und die auf der Rechnung angegebenen Daten zum Vergleich. Die ersten drei erhalten Sie meist über das Portal des Terminalbetreibers oder direkt aus dem Track&Trace-System der Reederei — falls Sie sie nicht gespeichert haben, lassen sie sich oft auch nachträglich abrufen, sofern seit dem Ereignis nicht zu viel Zeit vergangen ist.

Die Rechnung selbst und die dazugehörige Korrespondenz

Die eigentliche D&D-Rechnung mit allen Anhängen — manche Reedereien geben auf der Rechnung nur den Gesamtbetrag an und liefern die detaillierte Zeitraumberechnung nur auf gesonderte Anfrage. Enthält eine Rechnung keine klare Aufschlüsselung des Zeitraums, ist das an sich schon die erste Frage, die Sie vor der Zahlung stellen sollten.

Nachweis höherer Gewalt, falls relevant

Wurde die Verzögerung durch Hafenüberlastung, einen Streik oder einen anderen Umstand außerhalb Ihrer Kontrolle verursacht, lohnt es sich, zumindest einen indirekten Nachweis zu haben — eine Hafenmitteilung, einen Presseartikel oder die eigene Anerkennung der Reederei in einem anderen Zusammenhang. Das ist nicht für jeden Streitfall notwendig, stärkt aber Ihre Position, wenn die Ursache eindeutig außerhalb Ihrer Kontrolle lag.

Warum es sich lohnt, diese Daten im Voraus zu sammeln, nicht erst während des Streitfalls

Reedereien setzen üblicherweise ein begrenztes Zeitfenster, innerhalb dessen eine Rechnung angefochten werden kann — oft im Kleingedruckten des Tarifs festgelegt, nicht auf der Rechnung selbst. Je früher diese vier Datenblöcke gesammelt sind, desto mehr Zeit bleibt, den eigentlichen Streitfall vorzubereiten und einzureichen, statt Dokumente in verschiedenen Abteilungen und Systemen zu suchen.