De indexering die niemand heeft uitgevoerd

In vervoers- en expeditieovereenkomsten staat een bepaling over prijsindexering: eenmaal per jaar of bij verandering van een index worden de prijzen aangepast volgens een brandstofformule, een consumentenprijsindex of een verandering van weggelden.

Deze bepaling heeft een eigenschap die haar onderscheidt van alle andere bepalingen in het contract: het niet-uitvoeren ervan stopt niets.

Stuurt u geen factuur, dan krijgt u geen geld. Levert u geen documenten, dan beweegt de lading niet. Voert u de indexering niet uit — dan gaat alles precies zo verder, alleen tegen lagere prijzen.

Waarom het niet gebeurt

Omdat het aan niemand is toegewezen.

Het contract is onderhandeld door sales. De facturen worden uitgereikt door de boekhouding. Het vervoer wordt uitgevoerd door operations. Indexering is een handeling waarvoor u het contract moet lezen, de indexwaarde moet opzoeken, de verandering moet berekenen, de klant moet informeren en het tarief in het systeem moet wijzigen. Het hoort bij het werk van geen van de drie afdelingen, en daarom gebeurt het niet.

Twee jaar later wordt het contract uitgevoerd tegen prijzen die er volgens datzelfde contract twee keer hadden moeten stijgen.

Wanneer het met terugwerkende kracht kan

Hier is voorzichtigheid nodig, want het antwoord is vaak “het kan niet”.

Een bepaling op grond waarvan indexering met terugwerkende kracht kan worden toegepast, moet drie elementen bevatten.

Een formule. Niet “de prijzen kunnen worden aangepast bij gewijzigde marktomstandigheden”, maar een concrete index en een rekenwijze. Zonder formule is er niets toe te passen.

Een periodiciteit. Wanneer de aanpassing plaatsvindt — eenmaal per jaar vanaf een bepaalde datum, eenmaal per kwartaal, bij een indexverandering van meer dan een bepaald percentage.

Een aanzegtermijn. Hoe lang vooraf de klant moet worden geïnformeerd voordat de nieuwe prijzen ingaan. Dit element wordt het vaakst vergeten, en juist dit bepaalt of de aanpassing met terugwerkende kracht kan worden toegepast: vereist de bepaling een aanzegging dertig dagen vooraf, dan kan de indexering van vorig jaar vandaag niet worden toegepast, omdat de aanzegging destijds niet is gedaan.

Ontbreekt zelfs één element, dan werkt de indexering alleen vooruit — en ook dat is waardevol, alleen niet als factuur voor vorig jaar.

Wat u deze week doet

Open uw drie grootste klantcontracten en zoek de bepaling over prijsaanpassing. Noteer voor elk of de drie elementen aanwezig zijn.

Is de bepaling aanwezig en zijn alle drie de elementen aanwezig, reken dan uit wanneer zij voor het laatst is uitgevoerd. Is het antwoord “nooit”, dan is het verschil tussen de afgesproken en de werkelijke prijs te berekenen, en het werkt vooruit vanaf de eerste correct gedane aanzegging.

Is er helemaal geen bepaling, dan is dat een onderwerp voor de volgende verlenging — en het is zinvol om alle drie de elementen te vragen, niet alleen de formule.

Over de andere kant

Dezelfde bepaling in uw inkoopcontracten werkt tegen u. Een vervoerder die zijn indexering niet heeft uitgevoerd, zal haar ook verder niet uitvoeren — maar degene die haar wel heeft uitgevoerd, heeft haar toegepast, en het is zinvol te controleren of dat correct is gebeurd.

Indexering is een van de weinige bepalingen waarvan beide richtingen het waard zijn tegelijk te worden gecontroleerd.