De klachttermijn voor facturen in uw contract

Een auditresultaat kan juist zijn en toch onbruikbaar. Dat gebeurt wanneer de factuur met de te veel betaalde kosten ouder is dan de in het contract vastgelegde klachttermijn toelaat.

Wat deze bepaling feitelijk doet

De termijn bepaalt niet hoeveel fouten wij vinden, maar of de gevonden fouten nog iets waard zijn. Daarom is het het eerste wat wij in een contract lezen, en daarom wordt het auditbereik daaruit berekend en niet uit het aantal facturen dat u hebt verzameld.

In de praktijk: is de termijn zeven dagen na ontvangst van de factuur, dan valt alles wat ouder is buiten het bereik — ongeacht hoeveel er te veel in rekening is gebracht. Een termijn van dertig dagen maakt van hetzelfde archief een volstrekt ander resultaat.

Het rapport vermeldt het bereik daarom afzonderlijk: hoeveel documenten binnen de termijn vallen en hoeveel er niet meer aan voldoen. Het tweede getal is vaak het interessantere — het laat zien wat de termijn zelf kost, los van de fouten van de vervoerder.

Een korte termijn is niet per se het laatste woord

Valt het vervoer onder het CMR-verdrag, dan rijst de vraag of de contractuele bepaling van het verdrag afwijkt. Dat is een vraag, geen conclusie: uw advocaat geeft het antwoord, en het rapport presenteert het ook zo — met het letterlijke citaat, het artikelnummer en de vermelding dat wij de geldigheid van de bepaling niet beoordelen.

Ten tweede kan de termijn helemaal niet zijn gaan lopen als de ontvangen factuur niet overeenkomt met wat het contract zelf als een behoorlijke factuur beschouwt. Precies daarom worden de klachttermijn en de specificatieplicht samen gelezen.

Welke formulering u kunt vragen

Wordt het contract heronderhandeld, dan helpt een kant-en-klare tekst. Deze vragen wij het vaakst:

Klachten over een factuur worden binnen [30] dagen na ontvangst ervan ingediend. De termijn begint niet te lopen zolang geen factuur is verstrekt die aan de specificatieplicht voldoet.

Het getal tussen vierkante haken is onderhandelbaar; de tweede zin beschermt tegen een termijn die loopt vanaf een document dat niet te controleren is.