Zesduizend of vijf: de deelfactor in de luchtvracht

In de luchtvracht betaalt u niet voor wat de zending weegt, maar voor de ruimte die zij inneemt — als zij meer ruimte inneemt dan zij weegt. De berekening is eenvoudig: het volume van de zending in kubieke centimeters wordt gedeeld door de deelfactor, en dat geeft het volumegewicht in kilogram. Aangerekend wordt het hoogste van de twee — het werkelijke of het volumegewicht.

De standaarddeelfactor in de luchtvracht is 6000. Dat betekent 167 kilogram per kubieke meter. Bij internationale koerierzendingen is 5000 gebruikelijk, dus 200 kilogram per kubieke meter.

Het verschil tussen beide is twintig procent van het volumegewicht. En omdat luchtvrachtzendingen meestal volumineus zijn en niet zwaar, betekent dat twintig procent van de volledige vracht.

Waar het misgaat

De deelfactor is een contractuele kwestie. Hij staat in de quotatie of in de tariefafspraak. Het probleem is dat hij doorgaans niet op de factuur staat — daar staat alleen het resultaat, het belastbaar gewicht in kilogram.

Dat betekent dat de factuur zonder de afmetingen niet te controleren is. U ziet “Chargeable weight 312 kg” en hebt niets om vast te stellen of dat 6000 is, of 5000, of iets daartussen.

In de praktijk zijn er drie gevallen. Eerste: 6000 afgesproken, 5000 toegepast, omdat dat in het systeem van de operator als standaardwaarde staat. Tweede: de koerierdeelfactor 5000 is toegepast op algemene luchtvracht, omdat de zending aan de koerierafdeling is overgedragen. Derde, het meest voorkomende: niemand weet eigenlijk welke deelfactor geldt, omdat die niet in het contract staat, en dan is er geen grond voor een geschil.

Het laatste geval is het belangrijkste, want het is met één zin in het contract op te lossen. Staat de deelfactor niet in het contract, voeg hem dan bij de volgende verlenging toe. Dit is een van de weinige plekken in logistieke contracten waar één getal op één plaats een hele categorie fouten afsluit.

Hoe u het zelf controleert

U hebt drie dingen nodig uit dezelfde zending: de afmetingen per collo, het brutogewicht en het belastbaar gewicht dat op de factuur staat.

Bereken het volume — lengte × breedte × hoogte in centimeters per collo, vermenigvuldigd met het aantal colli, alles opgeteld. Deel door 6000. Vergelijk met het brutogewicht, neem het hoogste, rond naar boven af op 0,5 kg.

Is uw getal lager dan dat op de factuur, dan zijn er drie mogelijke redenen: er is een andere deelfactor toegepast, elk collo is afzonderlijk afgerond, of de afmetingen zijn naar boven afgerond. Alle drie worden met één e-mail opgehelderd, als u weet wat u moet vragen.

Waarom dit geen kleinigheid is

Het belastbaar gewicht is niet één regel op de factuur. Het is de basis waarover de vracht, de brandstoftoeslag, de veiligheidstoeslag en vaak ook de screeningkosten worden berekend. Een fout in het gewicht is geen fout in één regel — hij zit in vier.

Een fout van twintig procent in de deelfactor is daarom geen twintig procent van de vrachtregel. Het is twintig procent van bijna de hele factuur.