Niet betalen of terugvorderen — waarom dat niet hetzelfde is

Bedrijven die hun logistieke facturen gaan controleren, beginnen meestal bij het archief. Dat is logisch: in het archief liggen twee of drie jaar gegevens, de fouten zijn al gemaakt, en het totaalbedrag is meteen zichtbaar. Een audit levert een getal op dat aan de directie kan worden getoond.

Maar dat getal heeft een eigenschap die in het begin niet opvalt. Het is geen geld. Het is het recht om geld te vorderen — en dat recht heeft een geldigheidsduur, een bewijslast en de instemming van de andere partij nodig.

Wat er gebeurt als de fout na betaling wordt gevonden

De factuur is betaald. Er blijkt dat een post tegen een onjuist tarief is berekend. Dan volgt:

Er is een vordering nodig. Geen e-mail met een vraagteken, maar een document waarin de concrete factuur, de concrete post, het toegepaste tarief, het juiste tarief en het verschil staan. Gaat de vervoerder niet akkoord, dan vormt dit document de grondslag voor de volgende stappen, en daarom moet de inhoud ervan vanaf de eerste keer in orde zijn.

Er is bewijs nodig. De vervoerder is niet verplicht uw berekening te aanvaarden. U hebt een kopie van de factuur nodig, het contract of de tarieftabel, het transportdocument en — gaat het geschil over tol — de registratiegegevens. Het verzamelen van die stukken kost vaak meer tijd dan de analyse van de fout zelf.

De verjaring moet worden bewaakt. Artikel 32 van het CMR-verdrag stelt een termijn van één jaar; bij opzettelijk wangedrag drie jaar. „In alle andere gevallen” begint de termijn te lopen na verloop van drie maanden na het sluiten van de vervoerovereenkomst. Een schriftelijke vordering schorst de termijn, maar alleen de eerste — een tweede over dezelfde kwestie heeft die werking niet meer. En het belangrijkste: na afloop van de termijn kan de vordering zelfs niet meer worden verrekend (artikel 32 lid 4). Dat betekent dat u het bedrag niet eenvoudigweg op een volgende factuur kunt inhouden.

Voor de teruggaaf van Duitse tol geldt een andere termijn — tot het einde van het derde kalenderjaar na de betaling. Voor koopovereenkomsten onder het Weens Koopverdrag geldt drie jaar.

Er moet worden gewacht. Zelfs als de vordering wordt aanvaard, komt het geld niet meteen terug. In de praktijk 60–180 dagen, soms langer. Al die tijd staat het bedrag in de boeken als een vordering waarvan de inning niet is gegarandeerd.

Wat er gebeurt als de fout vóór betaling wordt gevonden

Niets daarvan.

Eén e-mail volstaat: „Op factuur nr. 4471, post 4, is een tarief van 34,8 ct/km toegepast. Het voertuig is in de derde CO2-klasse geregistreerd, het toepasselijke tarief is 33,2 ct/km. Graag een gecorrigeerde factuur.”

De vervoerder ziet hetzelfde. In zijn systeem staan dezelfde registratiegegevens. Discussie ontstaat vrijwel nooit, want er valt niets te betwisten — en, niet minder belangrijk, de vervoerder heeft het geld nog niet ontvangen. Geld terugbetalen is psychologisch en boekhoudkundig iets anders dan een gecorrigeerde factuur uitschrijven.

Er is geen verjaringstermijn, want er is geen vordering. Een niet-betaald bedrag is geen vordering — het is eenvoudigweg een bedrag dat niet op de factuur had mogen staan.

Het derde punt dat wordt vergeten

Het zonder voorbehoud betalen van een factuur wordt in veel jurisdicties opgevat als erkenning ervan. Dat betekent dat een gemiste fout dubbel kost: het betaalde bedrag en een bemoeilijkte mogelijkheid om het te betwisten. De bewijslast verschuift naar uw kant — niet de vervoerder moet aantonen dat de factuur juist is, maar u dat zij onjuist is, en bovendien uitleggen waarom u haar hebt betaald.

Betekent dit dat een historische audit overbodig is?

Nee, die is nodig. De historische audit beantwoordt de vraag die niemand anders beantwoordt: zijn er überhaupt fouten en welke. Zonder die audit zou doorlopende controle blind toetsen aan een algemene lijst, zonder te weten waar precies de zwakke plek in uw stroom zit.

Bovendien zijn sommige fouten eenmalig. Een onjuiste CO2-klasse is een registratiefout: eenmaal geherclassificeerd, herhaalt zij zich niet meer. Juist de historische audit vindt zulke fouten, en nadat ze zijn gecorrigeerd, daalt de waarde van doorlopende controle — het is eerlijk dat meteen te zeggen.

De juiste volgorde is deze: de audit laat zien wat er gebeurt en hoeveel er verloren is gegaan. Eenmalige fouten worden voorgoed gecorrigeerd. Doorlopende controle blijft over voor de fouten die met elke nieuwe factuur, elke nieuwe trekker en elk nieuw voorschrift terugkomen.

Een zin om te onthouden

Geld terugvorderen is een project. Niet betalen is een beslissing.