De specificatieplicht voor de factuur

Van alle vijfentwintig bepalingen die wij in een contract lezen, sluit deze de meeste controles af: zonder gespecificeerde factuur zijn dertig controles op regelniveau simpelweg niet uitvoerbaar.

Een verzamelregel is niet te controleren

Staat er op de factuur één regel — “Luchtvracht EUR 2.480” — dan is er niets te controleren. Het tarief, het gewicht, de grondslag van de toeslag en de afgerekende periode zijn alle onbekend. Een fout kan in dat getal zitten, maar is noch aan te tonen noch uit te sluiten.

Het rapport vermeldt zo’n controle daarom als NIET UITGEVOERD, met reden, en niet als “geen afwijkingen gevonden”. Dat zijn twee volstrekt verschillende uitkomsten, en ze gelijkstellen zou misleidend zijn.

Vragen kan altijd, eisen alleen met een bepaling

Een gespecificeerde factuur kan ook zonder enige contractbepaling worden gevraagd. Het verschil: zonder die bepaling is het antwoord “in die vorm leveren wij niet” rechtmatig, en verder komt u niet.

Met de bepaling wordt specificatie een contractuele verplichting, en het niet nakomen daarvan een zelfstandig argument. Daarom weegt deze bepaling vaak zwaarder dan de tariefbijlage: het tarief bepaalt de prijs, deze bepaling bepaalt of de prijs te controleren valt.

Hoe zij op de klachttermijn werkt

Bepaalt het contract welke factuur behoorlijk is, dan werkt dat ook door in de termijn: de klachttermijn kan helemaal niet zijn gaan lopen zolang geen behoorlijke factuur is verstrekt. Daarom lezen wij de specificatieplicht en de klachttermijn samen, niet apart.

Welke formulering u kunt vragen

Deze formulering is precies wat de controles nodig hebben:

De factuur vermeldt in afzonderlijke regels de basisvracht, elke toeslag en elke bijkomende kost, met de grondslag van de berekening (hoeveelheid, tarief, periode) en de identificatie van de zending of de transporteenheid.