Wat er tussen de dollar en de euro op uw factuur gebeurt

Een logistieke factuur kunt u regel voor regel controleren. Vracht, brandstoftoeslag, terminalkosten, documentkosten — elke regel heeft een bedrag, en elk bedrag kunt u met de quotatie vergelijken.

De valutamarge komt bij die controle niet naar boven. Niet omdat die klein is, maar omdat het geen regel is. Die zit in de koers waartegen alle andere regels zijn omgerekend.

De berekening

U hebt drie dingen nodig, en alle drie staan op de factuur: het bedrag in vreemde valuta, het bedrag in euro's en de datum.

Deel het bedrag in vreemde valuta door het bedrag in euro's. Dat is de werkelijk toegepaste koers.

Voorbeeld: een factuur van 12 400 USD, in rekening gebracht als 11 587 EUR. 12 400 / 11 587 = 1,0702. Dat is de koers die u is aangerekend.

Zoek daarna de referentiekoers van de Europese Centrale Bank voor die dag op. Die wordt openbaar en gratis gepubliceerd, met historie. Stel dat die die dag 1,0865 was.

Tegen de referentiekoers zou 12 400 USD gelijk zijn aan 11 413 EUR. U is 11 587 EUR in rekening gebracht. Het verschil is 174 EUR, ongeveer 1,5%.

Wat dat getal betekent

Eerst — wat het niet betekent. Het betekent niet dat iemand oneerlijk heeft gehandeld. De ECB-referentiekoers is niet de koers waartegen banken handelen, en niemand kan valuta omrekenen zonder enige marge. Een zekere marge is normaal en onvermijdelijk.

De vraag is hoeveel, en of uw contract daarin voorziet.

Waar het breekt

In de meeste vervoers- en expeditiecontracten staat helemaal geen bepaling over de wisselkoers. Dat betekent dat de koers wordt vastgesteld door de partij die de factuur uitschrijft, en daarin zit geen tekortkoming.

In een deel van de contracten staat een bepaling die de vervoerder toestaat zijn eigen koers toe te passen. Dezelfde uitkomst, alleen opgeschreven.

En in een deel van de contracten is de bron van de koers benoemd — doorgaans de ECB-koers op de factuurdatum. Alleen dan is het verschil een contractbreuk, en alleen dan kunt u het vorderen.

De eerste stap is daarom niet de berekening maar het openslaan van het contract. Ontbreekt de bepaling, dan is de berekening nog steeds waardevol — maar de uitkomst is dan geen vordering, het is informatie over wat het ontbreken van die bepaling u kost.

Hoeveel het per jaar is

Op één factuur is 174 EUR geen bedrag waarvoor het de moeite is een brief te schrijven.

Maar een marge is een percentage, en een percentage werkt op volume. Een bedrijf dat per jaar facturen voor 2 miljoen EUR omrekent, betaalt bij een marge van 1,5% 30 000 EUR. Bij 3% — 60 000 EUR.

En anders dan bij de meeste logistieke fouten is er hier niets wat u één keer kunt herstellen. De koers verandert elke dag, elke factuur is een nieuwe omrekening.

Wat u niet moet doen

Stuur deze berekening niet naar de vervoerder voordat u het contract hebt opengeslagen. Staat er in het contract dat hij de koers vaststelt, dan krijgt u een kort en juist antwoord, en verliest u uw positie bij de andere vragen over dezelfde factuur.

De juiste volgorde: het contract, dan de berekening, dan — alleen als er grond voor is — de brief.