Wisselkoers- en conversieaudit

Een brandstoftoeslag is een aparte factuurregel. Een terminalheffing is een aparte regel. Een valutamarge heeft geen regel — die zit in de koers zelf. Daarom vindt een controle regel voor regel hem nooit: er is een berekening nodig die niet op de factuur staat.

De berekening die u zelf kunt maken

Deel het bedrag in euro's door het bedrag in de vreemde valuta. Dat geeft de werkelijk toegepaste koers. Vergelijk die met de referentiekoers van de Europese Centrale Bank van die dag.

Het verschil is de marge. Die wordt niet bekendgemaakt en hoeft dat ook niet te worden — het is onderdeel van de prijs, net als elk ander onderdeel.

Daarvoor is er een gratis rekenmachine: vul het bedrag, de valuta, het bedrag in euro's en de datum in.

Wisselkoersrekenmachine

Of de marge een inbreuk is, hangt af van uw contract

Dit hoort vooraf gezegd te worden, niet achteraf.

In de meeste vervoers- en expeditiecontracten staat over de wisselkoers helemaal niets. In een deel daarvan staat een clausule die de vervoerder toestaat zijn eigen koers toe te passen.

Staat het contract de vervoerder toe de koers vast te stellen, dan is de marge rechtmatig en is er geen vordering. Hoe groot die is, is een commerciële vraag, geen boekhoudkundige.

Daarom houden wij de resultaten in twee soorten uiteen, en tellen wij ze nooit bij elkaar op:

Inbreuk. Het contract noemt een koersbron en er is een andere toegepast. Dat is een vordering, en onze vergoeding wordt berekend over het teruggehaalde bedrag — 25 %.

Commerciële constatering. Het contract zwijgt of staat de koers van de andere partij toe. Dat is geen vordering. Het is een cijfer dat laat zien wat die clausule per jaar kost, en een argument voor de volgende contractverlenging. Het gaat niet mee in het gevonden bedrag, en wij rekenen er niets over.

De tweede soort is vaak de nuttigste, want die werkt vooruit en vraagt geen vordering, geen termijn en geen instemming van de andere partij.

Welke formulering het waard is in het contract te vragen

Een clausule die werkt heeft drie elementen. Zonder het derde verandert zij praktisch niets:

1. De bron — wiens koers geldt.

2. De datum — de koers van welke dag, en wat geldt als er die dag geen koers wordt gepubliceerd.

3. Geen marge — een rechtstreekse zin dat geen aanvullende conversiemarge wordt gerekend.

Een voorbeeldformulering voor de onderhandeling:

“Bedragen die in een andere valuta dan de euro zijn gefactureerd, worden omgerekend tegen de door de Europese Centrale Bank gepubliceerde referentiekoers van de factuurdatum; is op die dag geen koers gepubliceerd — tegen de laatste daarvoor gepubliceerde koers. Er wordt geen aanvullende conversiemarge gerekend.”

Dit is een voorbeeld, geen juridisch advies — stem de formulering af met uw eigen jurist.

Een datum in het weekend — waarom wij niet controleren

De Europese Centrale Bank publiceert referentiekoersen op TARGET-werkdagen. Voor zaterdag, zondag en een TARGET-feestdag is er geen koers.

Is uw factuur op zo'n dag gedateerd en zegt het contract niet welke koers dan geldt, dan voeren wij de controle niet uit. Wij nemen niet de “naastgelegen” koers en houden die voor juist — dat zou onze aanname zijn, geen contractbepaling, en daarop kan geen vordering worden gebouwd.

Ongeveer een derde van de kalenderdagen is geen TARGET-werkdag. Zouden wij de aanname stilzwijgend aanvaarden, dan werd elke derde factuur getoetst aan een koers die niet in uw contract staat. In het rapport worden zulke documenten apart vermeld, onder “kon niet worden gecontroleerd”.

Op douaneaangiften is de koers maandelijks

Voor het omrekenen van de douanewaarde geldt niet de koers van die dag, maar de douanekoers van die kalendermaand, vastgesteld voor het begin van de maand.

Dat betekent dat een aangifte een koers kan gebruiken die in zichzelf juist is — de ECB-koers van die dag — en toch onjuist is, omdat de maandkoers had moeten gelden.

Deze fout werkt twee keer, want de douanewaarde is de grondslag voor zowel het douanerecht als de invoer-btw. Wij tellen die niet bij elkaar op: in de te veel betaalde som rekenen wij alleen het douanerecht, want invoer-btw is in de meeste gevallen aftrekbaar en geen verlies voor u. Het btw-verschil tonen wij apart, als vraag over de juistheid van de aangifte.

En het belangrijkste verschil: te veel betaald douanerecht wordt terugbetaald via een douaneprocedure met een termijn van drie jaar. De termijn om de marge van een vervoerder te betwisten is contractueel, en vaak maar weken.

Daarom beginnen wij de audit bij de douaneaangiften: daar is het afzonderlijke bedrag groter en het venster langer.

Het verzoek bij de douane dient u of uw douanevertegenwoordiger in. Wij stellen de zaak vast en bereiden de onderbouwing voor — de aangever is in een douaneprocedure een bepaalde persoon, en dat is niet te veranderen.

Douane-audit

Waarom dit in elke module zit

Valuta komt in alle vier de modules voor: dollars op zee- en luchtvrachtfacturen, dollars en yuan op spoorroutes, zloty, kronen, forint en ponden bij wegentol.

De controle vraagt geen extra documenten van u — alleen dezelfde facturen. Daarom is het geen aparte dienst met een aparte prijs. Het zit in elke module.

Waarom deze fouten nooit ophouden

Sommige fouten verdwijnen na correctie voorgoed. Een verkeerde CO2-klasse in een tolsysteem is een registratiefout: na herclassificatie is de factuur van de volgende maand al juist.

Een wisselkoers werkt zo niet. Die verandert elke dag, en elke nieuwe factuur is een nieuwe omrekening. Ook na een contractwijziging moet de clausule elke maand worden nageleefd.

Dat betekent dat valutabevindingen de enige zijn die zonder enige aftrek meegaan in de terugverdienberekening van doorlopende controle.

Of de koers die de vervoerder heeft toegepast überhaupt is toegestaan, bepaalt de valutabepaling in uw contract. Wij nemen die met een letterlijk citaat over in de beoordeling van contractbepalingen.

Hoe wij het resultaat berekenen en wat wij als gecontroleerd beschouwen, staat in de methodologie.