Audit av valutakurs och valutaomräkning

Ett bränsletillägg är en egen fakturarad. En terminalavgift är en egen rad. En valutamarginal har ingen rad — den är inräknad i själva kursen. Därför hittar en granskning rad för rad den aldrig: det krävs en beräkning som inte finns på fakturan.

Beräkningen ni kan göra själva

Dividera beloppet i euro med beloppet i den utländska valutan. Ni får den kurs som faktiskt tillämpats. Jämför den med Europeiska centralbankens referenskurs för den dagen.

Skillnaden är marginalen. Den offentliggörs inte och måste inte offentliggöras — den är en del av priset, som vilken annan del som helst.

För detta finns en kostnadsfri kalkylator: ange belopp, valuta, belopp i euro och datum.

Valutakurskalkylator

Om marginalen är ett avtalsbrott beror på ert avtal

Det här hör till att sägas före, inte efter.

I de flesta transport- och speditionsavtal står ingenting alls om valutakursen. I en del av dem finns en bestämmelse som tillåter transportören att tillämpa sin egen kurs.

Tillåter avtalet transportören att fastställa kursen är marginalen laglig, och något krav finns inte. Hur stor den är — en kommersiell, inte en bokföringsmässig fråga.

Därför håller vi resultaten i två typer isär, och vi summerar dem aldrig:

Avtalsbrott. Avtalet anger en kurskälla, en annan har tillämpats. Det är ett krav, och vårt arvode beräknas på det belopp som återvinns — 25 %.

Kommersiellt fynd. Avtalet är tyst eller tillåter motpartens kurs. Det är inget krav. Det är en siffra på vad bestämmelsen kostar per år, och ett argument till nästa avtalsförnyelse. I det funna beloppet ingår det inte, och vi beräknar inget på det.

Den andra typen är ofta den nyttigare, eftersom den verkar framåt och inte kräver något krav, någon frist eller motpartens samtycke.

Vilken formulering det är värt att begära i avtalet

En bestämmelse som fungerar har tre delar. Utan den tredje ändrar den i praktiken ingenting:

1. Källan — vems kurs som gäller.

2. Datumet — vilken dags kurs, och vad som gäller när ingen kurs offentliggörs den dagen.

3. Ingen marginal — en direkt mening om att ingen ytterligare omräkningsmarginal tas ut.

En exempelformulering att lägga på förhandlingsbordet:

”Belopp som fakturerats i annan valuta än euro omräknas till den referenskurs som Europeiska centralbanken offentliggjort på fakturadagen; om ingen kurs offentliggjorts den dagen — till den senaste kurs som offentliggjorts före den dagen. Ingen ytterligare omräkningsmarginal tas ut.”

Detta är ett exempel, inte juridisk rådgivning — formuleringen är värd att stämma av med er egen jurist.

Ett datum på helgen — varför vi inte kontrollerar

Europeiska centralbanken offentliggör referenskurser på TARGET-bankdagar. För lördag, söndag och TARGET-helgdag finns ingen kurs.

Är er faktura daterad en sådan dag och anger avtalet inte vilken kurs som då gäller, utför vi inte kontrollen. Vi tar inte den ”närmaste” kursen och håller den för riktig — det skulle vara vårt antagande, inte en avtalsbestämmelse, och ett krav kan inte byggas på det.

Ungefär en tredjedel av kalenderdagarna är inte TARGET-bankdagar. Om vi tog antagandet tyst för gott skulle var tredje faktura kontrolleras mot en kurs som inte finns i ert avtal. I rapporten redovisas sådana dokument separat, under ”kunde inte kontrolleras”.

I tulldeklarationer är kursen månatlig

För omräkning av tullvärdet gäller inte dagens kurs utan den aktuella kalendermånadens tullkurs, som fastställs före månadens början.

Det betyder att en deklaration kan använda en kurs som i sig är riktig — ECB-kursen den dagen — och ändå vara fel, eftersom den månatliga skulle ha gällt.

Detta fel verkar två gånger, eftersom tullvärdet är underlag både för tullen och för importmomsen. Vi summerar dem inte: i överbetalningen räknar vi bara tullen, eftersom importmoms i de flesta fall är avdragsgill och inte är er förlust. Momsavvikelsen visar vi separat, som en fråga om deklarationens riktighet.

Och den viktigaste skillnaden: för mycket betald tull återbetalas enligt ett tullförfarande vars frist är tre år. Fristen för att bestrida en transportörs marginal är avtalad, och ofta bara veckor.

Därför börjar vi auditen med tulldeklarationerna: där är det enskilda beloppet större och fönstret längre.

Ansökan till tullen lämnar ni eller ert tullombud. Vi fastställer fallet och tar fram grunderna — deklaranten är i ett tullförfarande en bestämd person, och det går inte att ändra.

Tullgranskning

Varför detta ingår i varje modul

Valuta finns i alla fyra modulerna: dollar på sjö- och flygfraktfakturor, dollar och yuan på järnvägsrutter, zloty, kronor, forint och pund i vägavgifter.

Kontrollen kräver inga ytterligare handlingar av er — bara samma fakturor. Därför är den inte en separat tjänst med ett separat pris. Den ingår i varje modul.

Varför dessa fel aldrig tar slut

Vissa fel försvinner för gott när de rättats. En felaktig CO2-klass i ett vägavgiftssystem är ett registreringsfel: efter omklassificering är nästa månads faktura redan riktig.

En valutakurs fungerar inte så. Den ändras varje dag, och varje ny faktura är en ny omräkning. Även efter en avtalsändring måste bestämmelsen följas varje månad.

Det betyder att valutafynd är de enda som går in i återbetalningskalkylen för löpande kontroll utan något avdrag alls.

Om den kurs som transportören tillämpat alls är tillåten avgörs av valutavillkoret i ert avtal. Vi hämtar det med ordagrant citat i granskningen av avtalsvillkor.

Hur vi beräknar resultatet och vad vi anser kontrollerat beskrivs i metodiken.