Audyt kursu walut i przewalutowania

Dopłata paliwowa to osobna pozycja faktury. Opłata terminalowa to osobna pozycja. Marża walutowa pozycji nie ma — jest wliczona w sam kurs. Dlatego weryfikacja faktury pozycja po pozycji jej nie zobaczy: potrzebne jest obliczenie, którego na fakturze nie ma.

Obliczenie, które mogą Państwo wykonać sami

Podzielcie kwotę w euro przez kwotę w walucie obcej. Otrzymacie faktycznie zastosowany kurs. Porównajcie go z kursem referencyjnym Europejskiego Banku Centralnego z tego dnia.

Różnica to marża. Nie jest ogłaszana i nie musi być ogłaszana — jest częścią ceny, jak każda inna.

Służy do tego bezpłatny kalkulator: wpisują Państwo kwotę, walutę, kwotę w euro i datę.

Kalkulator kursu walut

Czy marża jest naruszeniem — zależy od Państwa umowy

To trzeba powiedzieć przed, a nie po.

W większości umów przewozu i spedycji o kursie walutowym nie ma w ogóle nic. W części z nich jest postanowienie pozwalające przewoźnikowi stosować własny kurs.

Jeśli umowa pozwala przewoźnikowi ustalać kurs, marża jest legalna i roszczenia nie ma. Jak duża jest — to pytanie handlowe, nie księgowe.

Dlatego rozdzielamy wyniki na dwa rodzaje i nigdy ich nie sumujemy:

Naruszenie. Umowa wskazuje źródło kursu, a zastosowano inny. To roszczenie, a nasze wynagrodzenie liczone jest od kwoty odzyskanej — 25 %.

Spostrzeżenie handlowe. Umowa milczy albo dopuszcza kurs drugiej strony. To nie roszczenie. To liczba pokazująca, ile to postanowienie kosztuje w ciągu roku, i argument na kolejne odnowienie umowy. Do znalezionej kwoty nie wchodzi i nic od niej nie liczymy.

Drugi rodzaj często jest bardziej przydatny, bo działa do przodu i nie wymaga ani roszczenia, ani terminu, ani zgody drugiej strony.

O jakie sformułowanie warto prosić w umowie

Działające postanowienie ma trzy elementy. Bez trzeciego praktycznie nic nie zmienia:

1. Źródło — czyj kurs obowiązuje.

2. Data — kurs z którego dnia i co zrobić, gdy w tym dniu kurs nie jest ogłaszany.

3. Brak marży — wprost zdanie, że dodatkowa marża przewalutowania nie jest pobierana.

Przykładowe sformułowanie do negocjacji:

„Kwoty wystawione w walucie innej niż euro przelicza się według kursu referencyjnego ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny w dniu wystawienia faktury; jeżeli w tym dniu kurs nie został ogłoszony — według ostatniego kursu ogłoszonego przed tym dniem. Dodatkowa marża przewalutowania nie jest pobierana.”

To przykład, nie porada prawna — sformułowanie warto uzgodnić z własnym prawnikiem.

Data w weekend — dlaczego nie sprawdzamy

Europejski Bank Centralny ogłasza kursy referencyjne w dni robocze TARGET. Dla soboty, niedzieli i dnia wolnego TARGET kursu nie ma.

Jeśli Państwa faktura ma taką datę, a umowa nie wskazuje, który kurs wtedy obowiązuje, weryfikacji nie przeprowadzamy. Nie bierzemy „najbliższego” kursu i nie uznajemy go za właściwy — byłoby to nasze założenie, a nie postanowienie umowy, i roszczenia nie da się na nim oprzeć.

Około jedna trzecia dni kalendarzowych to dni nierobocze TARGET. Gdybyśmy przyjęli to założenie po cichu, co trzecia faktura byłaby sprawdzana wobec kursu, którego w Państwa umowie nie ma. W raporcie takie dokumenty wykazujemy osobno, w części „nie udało się sprawdzić”.

W zgłoszeniach celnych kurs jest miesięczny

Do przeliczenia wartości celnej stosuje się nie kurs z danego dnia, lecz kurs celny danego miesiąca kalendarzowego, ustalany przed początkiem miesiąca.

To znaczy, że w zgłoszeniu może być użyty kurs sam w sobie prawidłowy — kurs ECB z tego dnia — i mimo to niewłaściwy, bo powinien być miesięczny.

Ten błąd działa podwójnie, bo wartość celna jest podstawą i dla cła, i dla VAT importowego. Nie sumujemy ich: do nadpłaty wliczamy tylko cło, bo VAT importowy w większości przypadków podlega odliczeniu i nie jest Państwa stratą. Rozbieżność VAT pokazujemy osobno, jako kwestię poprawności zgłoszenia.

I najważniejsza różnica: nadpłacone cło zwracane jest w procedurze celnej, której termin to trzy lata. Termin zakwestionowania marży przewoźnika jest umowny i często wynosi tylko tygodnie.

Dlatego audyt zaczynamy od zgłoszeń celnych: tam i pojedyncza kwota jest większa, i okno dłuższe.

Wniosek do organu celnego składają Państwo lub Państwa przedstawiciel celny. My ustalamy sprawę i przygotowujemy uzasadnienie — zgłaszający w procedurze celnej jest osobą określoną i nie można go zmienić.

Audyt celny

Dlaczego to wchodzi w skład każdego modułu

Waluta występuje we wszystkich czterech modułach: dolary na fakturach morskich i lotniczych, dolary i juany na trasach kolejowych, złote, korony, forinty i funty w opłatach drogowych.

Weryfikacja nie wymaga od Państwa żadnych dodatkowych dokumentów — tylko tych samych faktur. Dlatego nie jest osobną usługą z osobną ceną. Wchodzi w skład każdego modułu.

Dlaczego te błędy nigdy się nie kończą

Niektóre błędy po poprawieniu znikają na zawsze. Zła klasa CO2 w systemie opłat drogowych to błąd rejestracji: po przeklasyfikowaniu faktura za następny miesiąc jest już prawidłowa.

Kurs walutowy tak nie działa. Zmienia się codziennie, a każda nowa faktura to nowe przewalutowanie. Nawet po zmianie umowy postanowienie trzeba wykonywać co miesiąc.

To znaczy, że ustalenia walutowe są jedynymi, które wchodzą do rachunku zwrotu z bieżącej kontroli bez żadnego odliczenia.

O tym, czy kurs zastosowany przez przewoźnika jest w ogóle dopuszczalny, decyduje postanowienie walutowe w Państwa umowie. Wypisujemy je wraz z cytatem w audycie postanowień umownych.

Jak liczymy rezultat i co uznajemy za sprawdzone, opisano w metodologii.