Faktura przewoźnika a umowa: dlaczego prawie nigdy nie są porównywane

Prawie każda firma logistyczna sprawdza otrzymywane faktury transportowe. I prawie żadna nie sprawdza tego, co naprawdę ważne.

Sprawdza się, czy suma zgadza się z pozycjami, czy VAT naliczono poprawnie, czy faktura odpowiada zleceniu. Nie sprawdza się jednej rzeczy: czy zastosowana stawka jest tą, którą uzgodniono.

Przyczyna strukturalna

Faktura trafia do księgowości. Księgowość nie ma umowy taryfowej — ta jest w dziale logistyki lub u kierownika handlowego. Dział logistyki nie widzi faktury, bo do niego nie dociera.

Tak obie strony wykonują swoją pracę uczciwie i dokładnie, a jedyne porównanie, które miałoby znaczenie, nigdy się nie odbywa.

Dochodzi do tego skala. Faktur miesięcznie może być setki. Porównanie każdej z tabelą stawek oznaczałoby otwarcie umowy, znalezienie relacji, sprawdzenie przedziału wagowego lub objętościowego, przeliczenie dodatku paliwowego według indeksu danego miesiąca. Piętnaście minut na fakturę. Przy stu fakturach to dwadzieścia pięć godzin miesięcznie — więcej niż pół etatu.

Dlatego nikt tego nie robi. Nie z niedbalstwa, lecz dlatego, że arytmetyka na to nie pozwala.

Siedem kategorii, w których błędy się powtarzają

1. Zła stawka dla relacji. W umowie relacja Kowno–Hamburg ma określoną stawkę, a na fakturze zastosowano stawkę ogólną lub nieaktualną. Najczęściej pojawia się po odnowieniu umowy, gdy w systemie przewoźnika pozostaje stary zapis.

2. Dodatek paliwowy naliczony od złej bazy. Dodatek paliwowy zwykle liczony jest jako procent stawki bazowej. Błędy: naliczanie od sumy całkowitej wraz z dodatkowymi opłatami, zastosowanie indeksu z innego miesiąca, lub naliczanie dodatku mimo umownej stawki stałej „all-in”.

3. Dodatkowe opłaty bez podstawy. Drugi punkt rozładunku, winda hydrauliczna, dopłata ADR, formalności celne, przestój. Każda z nich może być w pełni uzasadniona — ale musi być w umowie i musi faktycznie mieć miejsce. W tej kategorii znajduje się najwięcej.

4. Błąd przedziału wagowego lub objętościowego. Stawki drobnicowe są stopniowane. Rozliczenie 2480 kg według przedziału 2500–5000 kg to błąd, który jednorazowo kosztuje mało, ale powtórzony sto razy — już nie.

5. Duplikaty. Ta sama usługa dwukrotnie na fakturze, albo ta sama faktura otrzymana i e-mailem, i przez system, i opłacona dwa razy. Rzadko, ale kwota jednostkowa jest duża.

6. Waluta i kurs. Faktura w innej walucie, przeliczona po kursie innym niż przewidziany w umowie na dany dzień.

7. Faktura za coś, co się nie wydarzyło. Odwołany kurs, niewykorzystane zlecenie, niezrealizowany dodatkowy postój.

Żadna z tych kategorii nie jest oszustwem. Niemal wszystkie wynikają z niezgodności systemów dwóch firm, i właśnie dlatego powtarzają się miesiąc po miesiącu, dopóki ktoś ich nie zatrzyma.

Dlaczego wewnętrzna kontrola nie pomaga

Standardowa odpowiedź brzmi: „sprawdzamy nasze faktury”. W praktyce ta kontrola prawie zawsze jest jedną z trzech:

Sprawdzenie sumy. Czy suma pozycji równa się sumie całkowitej. Wyłapuje błędy druku, nie wyłapuje niczego z siedmiu kategorii.

Porównanie z poprzednim miesiącem. Czy kwota jest podobna. Nie wyłapuje błędu systemowego, który powtarza się od początku — przeciwnie, staje się on wzorcem.

Kontrola wyrywkowa. Sprawdzane są największe faktury. Ale w tym obszarze pieniądze tkwią nie w wielkości, lecz w częstotliwości: dwadzieścia euro w stu fakturach to więcej niż dwieście euro w jednej.

Co można zautomatyzować, a czego nie

Można zautomatyzować porównanie, gdy umowa taryfowa jest wprowadzona w sposób ustrukturyzowany: relacja, przedział wagowy, stawka bazowa, formuła dodatku paliwowego, dopuszczalne dodatkowe opłaty. System wtedy sprawdza każdą fakturę, nie wyrywkowo, i oznacza rozbieżności z odniesieniem do konkretnego zapisu umowy.

Najtrudniejsza część to nie porównanie, lecz wprowadzenie umowy. Tabele stawek przychodzą jako pliki Excel, których struktura jest inna u każdego przewoźnika, czasem z przypisami zmieniającymi logikę. Za pierwszym razem to niemal zawsze praca częściowo ręczna. Kto obiecuje w pełni automatyczne odczytanie umowy taryfowej, obiecuje coś, czego jeszcze nikt dobrze nie zrobił.

Nie można zautomatyzować decyzji, czy kwestionować. Przewoźnik jest partnerem, nie przeciwnikiem, a część rozbieżności rozwiązuje się rozmową, nie reklamacją.

Przykładowe obliczenie

Znów — nie statystyka, lecz obliczenie z założeniami. Wstaw swoje liczby.

240 × 8 % = 19 faktur z rozbieżnością
19 × 46 € = 874 € miesięcznie, czyli 10 500 € rocznie

Kategoria trzecia — dodatkowe opłaty bez podstawy — oceniana jest osobno i często ma wyższą kwotę jednostkową, więc realny wynik zależy od tego, ile usług dodatkowych faktycznie występuje w Twoich przewozach.

I najważniejsze, czego to obliczenie nie pokazuje: błąd systemowy nie kończy się sam. Zła stawka na relacji, którą wozisz co tydzień, będzie się powtarzać, dopóki ktoś jej nie zauważy. Jedna kontrola zatrzymuje strumień, nie tylko odzyskuje przeszłość.

Przeszłość i teraźniejszość to dwa różne produkty

Warto je rozdzielić, bo różni się i wartość, i cena.

Audyt historyczny przegląda już opłacone faktury. Wynikiem jest nota kredytowa lub zwrot. Jest konkretna kwota, więc pasuje rozliczenie od wyniku.

Kontrola bieżąca sprawdza fakturę przed zapłatą. Nadpłata nie następuje. To bardziej wartościowe, bo nie trzeba niczego skądkolwiek odzyskiwać ani prowadzić niewygodnej rozmowy z przewoźnikiem. Ale nie ma tu „kwoty odzyskanej”, od której można by liczyć procent — dlatego jest to usługa abonamentowa, nie prowizyjna.

Większość firm zaczyna od audytu historycznego, bo pokazuje on, czy w ogóle jest o czym rozmawiać. Dopiero po zobaczeniu wyniku przechodzą do kontroli bieżącej.