Kiedy nie warto wystawiać faktury

Po znalezieniu niezafakturowanej usługi wykonanej rok temu pierwszym odruchem jest ją zafakturować. Pieniądze przecież są zarobione.

Przedtem warto odpowiedzieć na dwa pytania, a tylko jedno z nich jest prawne.

Pierwsze: czy jeszcze można

W wielu umowach spedycyjnych jest postanowienie o terminie wystawiania faktur po wykonaniu usługi. Jest mniej znane niż termin kwestionowania faktur, ale działa tak samo: po nim faktury już się nie wystawia.

Jeśli postanowienia nie ma, stosuje się ogólne terminy zobowiązań, które są znacznie dłuższe. Wtedy odpowiedź na pierwsze pytanie najprawdopodobniej brzmi „można”.

Drugie: czy warto

To pytanie jest ważniejsze i prawo na nie nie odpowiada.

Niespodziewana faktura za usługę wykonaną rok temu oznacza dla klienta jedno z dwóch: albo Państwa księgowość jest nieuporządkowana, albo przeglądają Państwo przeszłość w poszukiwaniu tego, co jeszcze można obciążyć. Żaden z wariantów nie jest dobry.

Praktyczny skutek, który warto ocenić z góry: klient, który otrzyma taką fakturę, prawie zawsze zaczyna sprawdzać pozostałe. I często słusznie — bo jeśli jedną pozycję zapomnieliście zafakturować, inną mogliście zafakturować dwa razy.

To nie znaczy, że nigdy nie warto. To znaczy, że kwota musi być dostatecznie duża, by zrównoważyć wyjaśnienie, a okoliczności muszą być takie, które da się wyjaśnić jednym zdaniem bez usprawiedliwień.

Granica, którą warto ustalić z góry

Przydatna jest decyzja wewnętrzna: ile miesięcy wstecz firma w ogóle wystawia faktury i od jakiej kwoty.

Taka decyzja ma dwie wartości. Po pierwsze, oszczędza dyskusji w każdym przypadku osobno. Po drugie — i to ważniejsze — pozwala wynik poszukiwania wycieku od razu podzielić na dwie listy i nie czekać, aż każdy przypadek zostanie rozważony.

Bez takiej granicy audyt wycieku daje listę, która leży miesiąc, bo przy każdym wpisie potrzebna jest decyzja.

Dlaczego większa wartość nie jest w fakturach

Jeśli poszukiwanie wycieku daje sto przypadków, z których warto zafakturować piętnaście, łatwo uznać, że wynik jest przeciętny.

To błędna podstawa obliczeń. Sto przypadków to nie sto zbiegów okoliczności — to kilka mechanizmów powtórzonych wiele razy. Jeśli podłączenie chłodni nie zostało obciążone trzydzieści cztery razy na czterdzieści jeden, to nie są trzydzieści cztery ustalenia, lecz jeden proces, w którym usługa nie jest rejestrowana tam, gdzie powstaje faktura.

Po naprawieniu tego miejsca wyciek ustaje. Nie maleje — ustaje, bo nie był przypadkowy.

Dlatego prawidłową podstawą wartości audytu wycieku jest nie suma wystawionych faktur, lecz miesięczny wyciek, który ustał. Pierwsza jest jednorazowa, drugi działa każdego miesiąca.

I jedna rzecz, która faktur nie dotyczy

Nie każdy wyciek jest niezafakturowaną usługą. Część z niego to faktura wystawiona prawidłowo, ale według starej stawki, z nieprzeprowadzoną indeksacją albo nieprzeniesionym dodatkiem. W takich przypadkach faktura była i klient ją zapłacił — tylko mniejszą, niż powinna być.

Te przypadki są handlowo trudniejsze niż niezafakturowane usługi, bo tu trzeba nie wystawić nowego dokumentu, lecz wyjaśnić, dlaczego poprzedni był nieprawidłowy. W praktyce prawie zawsze idą na listę „naprawić na przyszłość”, i to jest słuszne.