Koszt bez pozycji przychodowej

W firmie spedycyjnej jest jedna operacja, której prawie nikt nie wykonuje systematycznie: uzgodnienie każdej pozycji faktury otrzymanej z pozycją faktury wystawionej.

Powodem nie jest niedbalstwo. Powodem jest to, że obie strony są obsługiwane w różnym czasie, przez różnych ludzi i często w różnych systemach. Koszt przychodzi z fakturą przewoźnika po dwóch tygodniach; przychód jest fakturowany zaraz po przewozie. Uzgodnienie odbywa się na kwotach zbiorczych na koniec miesiąca i tam wszystko się zgadza, bo kwoty zbiorcze zgadzają się zawsze.

Trzy możliwe przypadki

Pozycja kosztowa bez pozycji przychodowej jest jednym z trzech przypadków.

Pierwszy: usługa wchodzi w uzgodnioną cenę pakietu. Klient płaci stawkę „all-in”, a w niej zawiera się i opłata terminalowa, i obsługa dokumentów. Żadnego wycieku nie ma.

Drugi: koszt został wchłonięty świadomie. Była decyzja handlowa, żeby nie obciążać — ze względu na relację, z powodu błędu po własnej stronie, w ramach porozumienia o wolumenie. To też nie wyciek, choć warto wiedzieć, ile tego się zbiera.

Trzeci: przychodu nikt nie zafakturował. Usługa wykonana, koszt zapłacony, faktura niewystawiona.

Trzeci przypadek wygląda jak pierwszy i drugi, dopóki ktoś nie sprawdzi.

Dlaczego trudno to znaleźć bez uzgodnienia

Dlatego, że wyciek nie zmienia żadnego wskaźnika, na który się patrzy.

Obrót jest normalny. Marża jest trochę niższa od planowanej, ale marża zawsze jest trochę niższa od planowanej, a powodów jest dziesięć. Liczba faktur odpowiada liczbie przewozów, bo niezafakturowana jest zwykle jedna pozycja, a nie cała faktura.

Widać to tylko wtedy, gdy pozycje zostaną uzgodnione.

Jak uzgodnić samemu

Potrzebny jest wspólny identyfikator. Najlepszy to numer zlecenia lub akt ładunku, jeśli występuje zarówno po stronie kosztów, jak i po stronie przychodów. Drugi najlepszy — numer dokumentu transportowego. Trzeci — numer kontenera razem z datą.

Jeśli żadnego z nich nie ma, uzgodnienie jest możliwe według trasy, daty i wagi, ale wtedy wynik jest założeniem, a nie faktem, i takich przypadków nie można przedstawiać jako ustaleń.

Warto zacząć od jednego rodzaju usługi, a nie od wszystkiego. Wybierzcie taki, który jest częsty, niewielki i łatwy do zapomnienia: podłączenie chłodni, dodatkowy przystanek, ważenie, składowanie czasowe. Weźcie trzy miesiące i sprawdźcie, ile razy koszt jest, a przychodu nie.

Jeśli proporcja jest duża, to nie są przypadki — to proces, w którym usługa nie jest rejestrowana tam, gdzie powstaje faktura.

Co zrobić z wynikiem

Większość znalezionych przypadków będzie zbyt stara, żeby warto było wystawiać fakturę. To normalne i nie jest to porażka.

Wartość jest w innym miejscu: teraz wiecie, który rodzaj usługi wyciekał, i możecie naprawić miejsce, w którym to się dzieje. Jedna naprawa mechanizmu działa co tydzień na przyszłość, a jedna spóźniona faktura — jeden raz i jeszcze kosztuje wyjaśnienie.

Jeszcze jedna rzecz, którą pokazuje uzgodnienie

Po uzgodnieniu pozycji widać nie tylko to, co nie zostało zafakturowane, ale też marżę według rodzaju usługi. To często pierwszy raz, kiedy firma widzi, które usługi naprawdę jej się opłacają, a które są wykonywane po koszcie albo poniżej.

Nie jest to cel audytu, ale jest to rezultat uboczny, który często okazuje się bardziej przydatny niż sama lista ustaleń.