Indexeringen som ingen utförde

I transport- och speditionsavtal finns ett villkor om prisindexering: en gång per år eller när ett index ändras justeras priserna enligt en bränsleformel, ett konsumentprisindex eller en förändring av vägavgifter.

Detta villkor har en egenskap som skiljer det från alla andra villkor i avtalet: att det inte utförs stoppar ingenting.

Ställer ni inte ut en faktura får ni inga pengar. Lämnar ni inte dokumenten rör sig inte lasten. Utför ni inte indexeringen — fortsätter allt precis som förut, bara till lägre priser.

Varför den uteblir

Därför att ingen har fått ansvaret för den.

Avtalet förhandlades av försäljning. Fakturorna ställs ut av ekonomiavdelningen. Transporterna utförs av operations. Indexering är en åtgärd som kräver att man läser avtalet, hittar indexvärdet, beräknar förändringen, informerar kunden och ändrar priset i systemet. Den hör inte till någon av de tre avdelningarnas arbete, och därför sker den inte.

Två år senare fullgörs avtalet till priser som enligt det borde ha stigit två gånger.

När den kan tillämpas retroaktivt

Här krävs försiktighet, för svaret är ofta ”den kan inte”.

Ett villkor som gör att indexeringen kan tillämpas retroaktivt måste innehålla tre delar.

En formel. Inte ”priserna kan justeras om marknadsförhållandena ändras”, utan ett bestämt index och ett beräkningssätt. Utan formel finns inget att tillämpa.

En periodicitet. När justeringen görs — en gång per år från ett bestämt datum, en gång per kvartal, när indexet ändras mer än en bestämd procentsats.

En underrättelsefrist. Hur lång tid i förväg kunden ska informeras innan de nya priserna börjar gälla. Just denna del glöms oftast bort, och just den avgör om justeringen kan tillämpas retroaktivt: kräver villkoret underrättelse trettio dagar i förväg kan förra årets indexering inte tillämpas i dag, eftersom underrättelsen inte lämnades då.

Saknas ens en del verkar indexeringen bara framåt — och även det är värdefullt, bara inte som en faktura för förra året.

Vad man gör den här veckan

Öppna era tre största kundavtal och hitta villkoret om prisjustering. Anteckna för varje om de tre delarna finns.

Finns villkoret och finns alla tre delarna, räkna ut när den senast utfördes. Är svaret ”aldrig” är skillnaden mellan avtalat och faktiskt pris beräkningsbar, och den verkar framåt från den första korrekt lämnade underrättelsen.

Finns villkoret inte alls är det ett ämne för nästa förnyelse — och det är värt att begära alla tre delarna, inte bara formeln.

Om den andra sidan

Samma villkor i era inköpsavtal verkar mot er. En transportör som inte har utfört sin indexering kommer inte att utföra den i framtiden heller — men den som utförde den har tillämpat den, och det är värt att kontrollera om det skedde korrekt.

Indexering är ett av de få villkor vars båda riktningar är värda att kontrollera samtidigt.