Vad ni gör när transportavtalet inte finns till hands

Det vanligaste hindret i början av en audit är inte beslutet. Det är taxebilagan som ingen kan hitta.

Varför det blir så

Ett transportavtal undertecknas en gång, medan taxebilagan uppdateras varje år eller oftare. Den kommer oftast per e-post som en Excel-fil, en person tar emot den, och två år senare vet ingen vilken version som gällde i april.

Ibland visar sig något annat: det finns ingen skriftlig taxebilaga alls, och satserna stäms av i korrespondens.

Vad som går att kontrollera utan den

Mer än det verkar, men mindre än man skulle vilja.

Utan avtal fungerar aritmetiken: om beloppet stämmer med angivet antal dagar och satsen, om samma rad inte debiterats två gånger, om containern eller fordonet stämmer med övriga dokument.

Det viktigaste fungerar inte: om den sats som avtalats också tillämpats, och om fritiden motsvarar den avtalade. Och det är just där de största beloppen finns.

Hur ni får tag i den

Tre vägar, med den snabbaste först.

Sökning i e-posten. Taxebilagan har nästan alltid skickats per e-post. En sökning på transportörens namn tillsammans med ordet ”taxa” eller ”rate” ger resultat oftare än väntat.

En förfrågan till transportören. Att be om den taxebilaga som gällde under en viss period är rutin och neutralt. Det betyder inte att ni förbereder en tvist.

Rekonstruktion ur fakturorna. Är taxan stabil går den att återskapa ur fakturorna själva. För en tvist duger det inte — man kan inte åberopa en sats man själv härlett ur samma dokument som man bestrider — men det duger för att bedöma om det är värt att leta vidare.

Vad ni inte ska göra

Vänta inte tills alla dokument är samlade.

En audit kan börja med ofullständigt material, så länge det är klart vad som förblir okontrollerat. I praktiken visar det sig ofta efter starten att det saknade dokumentet är lättare att hitta när man redan vet exakt vad det behövs till.