Hvilke dokumenter en fakturaaudit kræver og hvorfor

Spørgsmålet, som hver anden stiller: er det nok at sende fakturaerne.

Det korte svar — nej. Det længere forklarer hvorfor.

Fakturaen siger, hvor meget der er opkrævet

Den siger ikke, hvor meget det burde have været.

En audit er en sammenligning af to ting: det, der er opkrævet, og det, der er aftalt. Det andet findes ikke i fakturaen — det står i kontrakten eller i tariffen.

Derfor gør en bunke fakturaer uden kontrakt kun regnestykket og dubletterne kontrollerbare. Det er omkring en tredjedel af kontrollerne, og ikke den mest værdifulde del.

Tre grupper af dokumenter

Hvad der er opkrævet. Fakturaer, rapporter, oversigter over tillæg. Uden dem er der slet ingen audit.

Hvad den hviler på. Transportaftalen, taksttillægget, terminaltariffen, vejafgiftsoperatørens takstabel. Disse dokumenter fastlægger, hvad det burde have været.

Hvad der faktisk skete. Registreringer af gate-bevægelser, fragtbreve, registreringsattester, typeattester. De angiver de kendsgerninger, som fakturaen kun påstår.

Den tredje gruppe udelades oftest, og uden den bliver mange kontroller til tiltro til fakturaen.

Et eksempel, hvor forskellen er størst

Vejafgiftsaudit. Fakturaen viser, at et køretøj er opkrævet efter en bestemt sats. Registreringsattesten viser aksler og emissionsnorm. Men om køretøjet hører til en billigere CO₂-klasse, ses kun i typeattesten, som ikke findes i fakturaen og ofte heller ikke i registreringsattesten.

Uden den attest virker den vigtigste kontrol ikke — ikke dårligere, men slet ikke. Og at få den fra producenten tager uger.

Hvad I gør, hvis I ikke har det hele

Begynd med det, I har.

En audit kan begynde med delvist materiale, så længe det er klart, hvilke kontroller der virker, og hvilke der ikke gør. Den værste mulighed er at udskyde starten, indtil alle dokumenter er samlet — i praksis betyder det aldrig at begynde.

Kun én ting er vigtig: før starten skal det siges, hvad der mangler, og hvad der derfor forbliver ukontrolleret.