Hvad I gør, når transportaftalen ikke er ved hånden

Den hyppigste forhindring ved starten af en audit er ikke beslutningen. Det er taksttillægget, som ingen kan finde.

Hvorfor det sker

En transportaftale underskrives én gang, mens taksttillægget opdateres hvert år eller oftere. Det kommer som regel pr. e-mail som en Excel-fil, én person modtager det, og to år senere ved ingen, hvilken version der gjaldt i april.

Nogle gange viser der sig noget andet: et skriftligt taksttillæg findes slet ikke, og satserne aftales i korrespondance.

Hvad der kan kontrolleres uden det

Mere, end det ser ud til, men mindre, end man kunne ønske.

Uden kontrakt virker regnestykket: om beløbet passer med det angivne antal dage og satsen, om den samme linje ikke er opkrævet to gange, om containeren eller køretøjet stemmer med de øvrige dokumenter.

Det vigtigste virker ikke: om den sats, der blev aftalt, også blev anvendt, og om fritiden svarer til den aftalte. Og det er netop dér, de største beløb ligger.

Hvordan I får fat i det

Tre veje, med den hurtigste først.

Søgning i mailboksen. Taksttillægget er næsten altid blevet sendt pr. e-mail. En søgning på transportørens navn sammen med ordet „takst“ eller „rate“ giver resultat oftere end ventet.

En forespørgsel til transportøren. At bede om det taksttillæg, der gjaldt i en bestemt periode, er rutine og neutralt. Det betyder ikke, at I forbereder en tvist.

Rekonstruktion ud fra fakturaerne. Er taksten stabil, kan den genskabes ud fra fakturaerne selv. Til en tvist duer det ikke — man kan ikke påberåbe sig en sats, man selv har udledt af netop det dokument, man bestrider — men det duer til at vurdere, om det er værd at lede videre.

Hvad I ikke skal gøre

Vent ikke, til alle dokumenter er samlet.

En audit kan begynde med delvist materiale, så længe det er klart, hvad der forbliver ukontrolleret. I praksis viser det sig ofte efter starten, at det manglende dokument er lettere at finde, når man allerede ved, præcis hvad det skal bruges til.