Kosten ohne Erlösposition

In einem Speditionsunternehmen gibt es einen Vorgang, den fast niemand systematisch durchführt: den Abgleich jeder Zeile einer Eingangsrechnung mit einer Zeile einer ausgestellten Rechnung.

Der Grund ist nicht Nachlässigkeit. Der Grund ist, dass beide Seiten zu unterschiedlichen Zeiten, von unterschiedlichen Personen und oft in unterschiedlichen Systemen bearbeitet werden. Die Kosten kommen zwei Wochen später mit der Rechnung des Frachtführers; der Erlös wird unmittelbar nach dem Transport abgerechnet. Der Abgleich erfolgt zum Monatsende auf Summenebene, und dort stimmt alles, weil Summen immer stimmen.

Drei mögliche Fälle

Eine Kostenposition ohne Erlösposition ist einer von drei Fällen.

Erstens: die Leistung ist im vereinbarten Paketpreis enthalten. Der Kunde zahlt einen „All-in“-Satz, und darin sind sowohl das Terminalentgelt als auch die Dokumentenbearbeitung enthalten. Es gibt keinen Erlösverlust.

Zweitens: die Kosten wurden bewusst absorbiert. Es gab eine kaufmännische Entscheidung, nicht abzurechnen — der Beziehung wegen, wegen eines Fehlers auf der eigenen Seite, aufgrund einer Mengenvereinbarung. Ebenfalls kein Erlösverlust, auch wenn es sich lohnt zu wissen, wie viel davon zusammenkommt.

Drittens: den Erlös hat niemand abgerechnet. Die Leistung wurde erbracht, die Kosten wurden bezahlt, die Rechnung wurde nie gestellt.

Der dritte Fall sieht genauso aus wie der erste und der zweite, bis jemand nachprüft.

Warum er ohne Abgleich schwer zu finden ist

Weil der Erlösverlust keine einzige Kennzahl verändert, auf die geschaut wird.

Der Umsatz ist normal. Die Marge liegt etwas unter Plan, aber die Marge liegt immer etwas unter Plan, und dafür gibt es zehn Gründe. Die Zahl der Rechnungen entspricht der Zahl der Transporte, denn nicht gestellt wird in der Regel eine Zeile, nicht eine ganze Rechnung.

Sichtbar wird es erst, wenn die Zeilen abgeglichen werden.

Wie Sie den Abgleich selbst machen

Es braucht ein gemeinsames Identifikationsmerkmal. Das beste ist die Sendungsakte oder die Auftragsnummer, wenn sie auf der Kosten- und auf der Erlösseite vorhanden ist. Das zweitbeste — die Nummer des Transportdokuments. Das dritte — die Containernummer zusammen mit einem Datum.

Fehlt alles davon, ist ein Abgleich nach Route, Datum und Gewicht möglich, aber dann ist das Ergebnis eine Annahme und keine Tatsache, und solche Fälle lassen sich nicht als Feststellungen darstellen.

Es lohnt sich, mit einer Leistungsart zu beginnen, nicht mit allem. Wählen Sie eine, die häufig, klein und leicht zu vergessen ist: Kühlanschluss, ein zusätzlicher Stopp, Verwiegung, Zwischenlagerung. Nehmen Sie drei Monate und prüfen Sie, wie oft die Kosten da sind und der Erlös nicht.

Ist das Verhältnis hoch, dann sind das keine Zufälle — es ist ein Prozess, in dem die Leistung dort nicht erfasst wird, wo die Rechnung entsteht.

Was mit dem Ergebnis zu tun ist

Die meisten gefundenen Fälle werden zu alt sein, um eine Rechnung zu rechtfertigen. Das ist normal und keine Niederlage.

Der Wert liegt anderswo: Sie wissen jetzt, welche Leistungsart abgeflossen ist, und können die Stelle korrigieren, an der es passiert. Eine Korrektur des Mechanismus wirkt jede Woche nach vorne, eine verspätete Rechnung dagegen einmal — und kostet zusätzlich eine Erklärung.

Noch etwas, das der Abgleich zeigt

Sind die Zeilen abgeglichen, sieht man nicht nur, was nicht abgerechnet wurde, sondern auch die Marge je Leistungsart. Das ist oft das erste Mal, dass ein Unternehmen sieht, welche Leistungen sich tatsächlich rechnen und welche zu Selbstkosten oder darunter erbracht werden.

Das ist nicht das Ziel der Prüfung, aber es ist ein Nebenergebnis, das sich oft als nützlicher erweist als die Liste der Feststellungen selbst.