Wann sich die Rechnung nicht mehr lohnt

Findet man eine nicht gestellte Rechnung für eine Leistung, die vor einem Jahr erbracht wurde, ist der erste Impuls, sie zu stellen. Das Geld ist schließlich verdient.

Vorher lohnt es sich, zwei Fragen zu beantworten, und nur eine davon ist rechtlich.

Erstens: ist es noch möglich

In vielen Speditionsverträgen gibt es eine Klausel zur Frist für die Rechnungsstellung nach Erbringung der Leistung. Sie ist weniger bekannt als die Frist für die Beanstandung von Rechnungen, wirkt aber genauso: danach wird keine Rechnung mehr gestellt.

Fehlt die Klausel, gelten die allgemeinen Verjährungsfristen, die deutlich länger sind. Dann lautet die Antwort auf die erste Frage höchstwahrscheinlich „möglich“.

Zweitens: lohnt es sich

Diese Frage ist die wichtigere, und das Recht beantwortet sie nicht.

Eine unerwartete Rechnung für eine vor einem Jahr erbrachte Leistung bedeutet für den Kunden eines von zwei Dingen: entweder ist Ihre Buchhaltung nicht in Ordnung, oder Sie gehen die Vergangenheit durch und suchen, was sich noch abrechnen lässt. Keine der beiden Varianten ist gut.

Eine praktische Folge, die es sich lohnt vorab abzuwägen: ein Kunde, der eine solche Rechnung erhält, beginnt fast immer, die anderen zu prüfen. Und oft zu Recht — denn wenn Sie eine Zeile vergessen haben zu stellen, könnten Sie eine andere doppelt gestellt haben.

Das heißt nicht, dass es sich nie lohnt. Es heißt, dass der Betrag groß genug sein muss, um die Erklärung aufzuwiegen, und die Umstände so sein müssen, dass man sie in einem Satz ohne Rechtfertigungen erklären kann.

Eine Grenze, die man vorab setzen sollte

Hilfreich ist eine interne Entscheidung: wie viele Monate zurück das Unternehmen überhaupt Rechnungen stellt und ab welchem Betrag.

Eine solche Entscheidung hat zwei Werte. Erstens erspart sie die Diskussion in jedem Einzelfall. Zweitens — und wichtiger — erlaubt sie, das Ergebnis der Suche nach Erlösverlusten sofort in zwei Listen zu teilen, statt zu warten, bis jeder Fall erwogen ist.

Ohne eine solche Grenze liefert die Prüfung von Erlösverlusten eine Liste, die einen Monat liegen bleibt, weil zu jedem Eintrag eine Entscheidung nötig ist.

Warum der größte Wert nicht in den Rechnungen liegt

Liefert die Suche nach Erlösverlusten hundert Fälle, von denen fünfzehn eine Rechnung wert sind, ist der Schluss leicht, das Ergebnis sei mittelmäßig.

Das ist die falsche Rechenbasis. Hundert Fälle sind nicht hundert Zufälle — es sind einige Mechanismen, die sich vielfach wiederholt haben. Wurde der Kühlanschluss vierunddreißigmal von einundvierzig Mal nicht abgerechnet, dann sind das nicht vierunddreißig Feststellungen, sondern ein Prozess, in dem die Leistung dort nicht erfasst wird, wo die Rechnung entsteht.

Wird diese Stelle korrigiert, hört der Erlösverlust auf. Nicht verringert sich — hört auf, denn er war nicht zufällig.

Deshalb ist die richtige Wertbasis einer Prüfung von Erlösverlusten nicht die Summe der gestellten Rechnungen, sondern der monatliche Erlösverlust, der aufgehört hat. Die erste ist einmalig, der zweite wirkt jeden Monat.

Und eine Sache, die Rechnungen nicht berührt

Nicht jeder Erlösverlust ist eine nicht gestellte Rechnung. Ein Teil davon ist eine korrekt gestellte Rechnung, aber zum alten Satz, mit einer nicht durchgeführten Indexierung oder einem nicht weiterbelasteten Zuschlag. In solchen Fällen gab es die Rechnung, und der Kunde hat sie bezahlt — nur eine niedrigere, als sie hätte sein müssen.

Diese Fälle sind kaufmännisch schwieriger als nicht gestellte Rechnungen, denn hier ist nicht ein neues Dokument zu stellen, sondern zu erklären, warum das frühere falsch war. In der Praxis gehen sie fast immer auf die Liste „nach vorne korrigieren“, und das ist richtig.