MwSt.- und Verbrauchsteuermodul
Warum Ihr Erstattungsdienstleister nicht alles zurückholt
Veröffentlicht: 2026-09-24
Verfasst von Vytautas Natys, Geschäftsführer der UAB NVGroup.
Wer einen Verbrauchsteuer-Erstattungsdienst nutzt, geht meist von einer Annahme aus: Wenn der Dienstleister die Erstattung abwickelt, wird auch alles zurückgeholt.
Die Annahme ist falsch — und nicht durch sein Verschulden.
Was der Dienstleister sieht
Ein Tankkartenanbieter verarbeitet die Umsätze seiner eigenen Karte. Er sieht Kauf, Liter, Station und Datum, weil all das durch sein System läuft.
Was er nicht sieht: Kraftstoff, der bar, mit einer anderen Karte, im Netz eines anderen Anbieters oder aus dem eigenen Tank am eigenen Hof bezogen wurde.
Diese Liter gelangen nie in den Erstattungsantrag. Nicht durch einen Fehler, sondern weil sie in den Daten schlicht nicht vorkommen.
Zweite Stelle — die Sätze bewegen sich
Die Erstattungssätze ändern sich häufig und nicht immer vorhersehbar.
2026 lag der Satz eines Landes im Januar und Februar bei etwa 0,109 € je Liter, fiel im März auf rund 0,046 € und war im April und Mai vollständig ausgesetzt — null. Auslöser war ein Sprung der Kraftstoffpreise.
In einem anderen Land bewegte sich der Satz im selben Halbjahr zwischen etwa 0,05 und 0,2 € je Liter und änderte sich quartalsweise.
Ein nach Periodenende erstellter Bericht kann den falschen Wert verwenden. Der Fehler ist bei einem einzelnen Beleg klein, wiederholt sich aber über den gesamten Zeitraum.
Dritte — Regionen
In Frankreich wurde der gewichtete Pauschalsatz zum 1. Januar 2026 abgeschafft. Der Wert hängt jetzt von der Region des Kaufs ab.
Damit gibt es innerhalb eines Landes mehrere Sätze, und jeder muss dem konkreten Kaufort zugeordnet werden, nicht dem Land.
Wie man das prüft
Indem man zwei Dokumentensätze abgleicht: die eigenen Tankbelege und den Erstattungsbericht des Dienstleisters für denselben Zeitraum.
Die erstattungsfähigen Liter, die in den Belegen vorkommen, im Bericht aber fehlen, sind der nicht beantragte Betrag.
Von Hand ist das mühsame Arbeit — hunderte Belege gegen einen aggregierten Bericht — mechanisch aber einfach.
Was diese Prüfung nicht bedeutet
Nicht, dass der Dienstleister schlecht arbeitet. Er liefert das Vereinbarte mit den Daten, die er hat.
Die Differenz entsteht dort, wo sein Sichtfeld endet. Diese Lücke kann nur schließen, wer alle Belege hat — das Unternehmen selbst.
Häufige Fragen
Heißt das, ich sollte den Dienstleister wechseln?
Nein. Der Dienstleister stellt die Anträge; der Abgleich prüft, ob für alle erstattungsfähigen Liter beantragt wurde. Zwei verschiedene Funktionen, und die zweite ersetzt die erste nicht.
Was, wenn ich die Berichte des Dienstleisters nicht habe?
Dann gibt es nichts abzugleichen — das gesamte Ergebnis ist die Differenz zweier Datensätze. Dienstleister stellen diese Berichte üblicherweise auf Anfrage bereit.
Kann rückwirkend beantragt werden?
Das hängt vom Land ab: Jedes hat seine eigene Antragsfrist, und sie werden nicht überall gleich gemessen. Deshalb lohnt es sich, nicht beantragte Liter früh zu bemerken statt erst nach Jahren.