Vedaja arve ja leping: miks neid peaaegu kunagi ei võrrelda

Peaaegu iga logistikaettevõte kontrollib saabuvaid veoarveid. Ja peaaegu ükski neist ei kontrolli seda, mis tegelikult loeb.

Kontrollitakse, kas summa vastab ridade summale, kas käibemaks on õigesti arvutatud, kas arve vastab tellimusele. Ei kontrollita ainsat asja: kas kohaldatud määr on see, milles kokku lepiti.

Struktuurne põhjus

Arve jõuab raamatupidamisse. Raamatupidamisel ei ole hinnalepingut — see on logistikaosakonnas või kommertsjuhi käes. Logistikaosakond arvet ei näe, sest see ei jõua sinna.

Nii teevad mõlemad pooled oma tööd ausalt ja täpselt, kuid ainus võrdlus, millel oleks tähtsust, ei toimu kunagi.

Sellele lisandub maht. Arveid võib kuus olla sadu. Iga arve võrdlemine hinnalisaga tähendaks lepingu avamist, suuna leidmist, kaalu- või mahuvahemiku kontrollimist, kütuselisa ümberarvutamist selle kuu indeksi järgi. Viisteist minutit ühe arve kohta. Saja arve peale — kakskümmend viis tundi kuus, mis on rohkem kui pool ametikohta.

Seetõttu ei tee seda keegi. Mitte hooletuse pärast, vaid sellepärast, et aritmeetika ei luba.

Seitse kategooriat, kus vead korduvad

1. Vale määr suunale. Lepingus on suunal Kaunas–Hamburg üks määr, aga arvel kohaldatakse üldist või vananenud määra. Ilmub enamasti pärast lepingu uuendamist, kui vedaja süsteemi jääb vana kirje.

2. Kütuselisa vale baasi pealt. Kütuselisa arvutatakse tavaliselt protsendina baasmäärast. Vead: arvutatakse kogusummalt koos lisatasudega, kohaldatakse vale kuu indeksit, või lisa kohaldatakse, kuigi lepingus on kokku lepitud fikseeritud "all-in" määr.

3. Lisatasud ilma aluseta. Teine mahalaadimispunkt, hüdrotõstuk, ADR-lisatasu, tolliformaalsused, seisuaeg. Igaüks neist võib olla täiesti põhjendatud — kuid see peab olema lepingus ja peab olema tegelikult toimunud. Selles kategoorias leitakse kõige rohkem.

4. Kaalu- või mahuvahemiku viga. Koondveose määrad on astmelised. 2480 kg arveldamine vahemiku 2500–5000 kg järgi on viga, mis üksinda maksab vähe, kuid sada korda korduvana — enam mitte.

5. Duplikaadid. Sama teenus arvel kaks korda, või sama arve saadud nii e-posti kui süsteemi kaudu ja makstud kaks korda. Harva, kuid üksiksumma on suur.

6. Valuuta ja kurss. Arve teises valuutas, konverteeritud muu kui lepingus ette nähtud päeva kursi järgi.

7. Arve millegi eest, mida ei toimunud. Tühistatud reis, kasutamata tellimus, toimumata lisapeatus.

Ükski neist kategooriatest ei ole pettus. Peaaegu kõik tulenevad kahe ettevõtte süsteemide sobimatusest, ja just seetõttu korduvad need kuust kuusse, kuni keegi need peatab.

Miks sisemine kontroll ei aita

Tavaline vastus on "me kontrollime oma arveid". Praktikas on see kontroll peaaegu alati üks kolmest:

Summa kontroll. Kas ridade summa võrdub kogusummaga. Tabab trükivigu, ei taba midagi seitsmest kategooriast.

Võrdlus eelmise kuuga. Kas summa on sarnane. Ei taba süsteemset viga, mis on olemas algusest peale — vastupidi, sellest saab võrdlusalus.

Pistelised kontrollid. Kontrollitakse suurimaid arveid. Kuid selles valdkonnas ei ole raha suuruses, vaid sageduses: kakskümmend eurot saja arve peale on rohkem kui kakssada eurot ühes.

Mida saab automatiseerida ja mida mitte

Automatiseerida saab võrdlust, kui hinnaleping on sisestatud struktureeritult: suund, kaaluvahemik, baasmäär, kütuselisa valem, lubatud lisatasud. Süsteem kontrollib siis iga arvet, mitte valikuliselt, ja märgib lahknevused viitega konkreetsele lepingupunktile.

Kõige raskem osa ei ole võrdlemine, vaid lepingu sisestamine. Hinnalisad tulevad Exceli failidena, mille struktuur on igal vedajal erinev, mõnikord joonealustega, mis muudavad loogikat. Esimest korda on see peaaegu alati poolautomaatne töö. Igaüks, kes lubab täielikult automaatset hinnalepingu lugemist, lubab midagi, mida keegi veel hästi teinud ei ole.

Automatiseerida ei saa otsust, kas vaidlustada. Vedaja on partner, mitte vastane, ja osa lahknevusi lahendatakse vestlusega, mitte nõudega.

Illustreeriv arvutus

Jälle — mitte statistika, vaid arvutus eeldustega. Pange oma numbrid.

240 × 8 % = 19 lahknevusega arvet
19 × 46 € = 874 € kuus, ehk 10 500 € aastas

Eraldi hinnatakse kolmandat kategooriat — lisatasud ilma aluseta — sellel on tihti suurem üksiksumma, seega tegelik tulemus sõltub sellest, kui palju lisateenuseid teie vedudes tegelikult esineb.

Ja kõige olulisem, mida see arvutus ei näita: süsteemne viga ei lõpe iseenesest. Vale määr suunal, mida veetakse iga nädal, kordub, kuni keegi selle märkab. Üks kontroll peatab voo, mitte ei taasta ainult minevikku.

Minevik ja olevik on kaks erinevat toodet

Tasub eristada, sest erinevad nii väärtus kui hind.

Ajalooline audit vaatab läbi juba makstud arved. Tulemus — kreeditarve või tagasimakse. On konkreetne summa, seega sobib tulemuspõhine tasu.

Jooksev kontroll kontrollib arvet enne maksmist. Ülemakset ei teki. See on väärtuslikum, sest midagi ei ole vaja kuskilt tagasi saada ega pea pidama ebamugavat vestlust vedajaga. Kuid siin ei ole "tagasi saadud summat", millest protsenti arvutada — seetõttu on see tellimusteenus, mitte tulemustasuteenus.

Enamik ettevõtteid alustab ajaloolise auditiga, sest see näitab, kas üldse on millestki rääkida. Alles tulemust nähes liigutakse jooksva kontrolli juurde.