Millised dokumendid on arvete auditiks vajalikud ja miks

Küsimus, mille esitab iga teine: kas piisab arvete saatmisest.

Lühike vastus — ei. Pikem selgitab, miks.

Arve ütleb, kui palju on tasu võetud

See ei ütle, kui palju oleks pidanud olema.

Audit on kahe asja võrdlus: selle, mille eest tasu võeti, ja selle, milles kokku lepiti. Teist neist arves ei ole — see on lepingus või tariifis.

Seetõttu võimaldab arvete komplekt ilma lepinguta kontrollida ainult aritmeetikat ja duplikaate. See on umbes kolmandik kontrollidest ja mitte kõige väärtuslikum osa.

Kolm dokumendirühma

Mille eest tasu võeti. Arved, aruanded, lisatasude koondid. Ilma nendeta ei ole auditit üldse.

Mille alusel. Veoleping, tariifilisa, terminalitariif, teemaksuoperaatori tariifitabel. Need dokumendid määravad, mis oleks pidanud olema.

Mis tegelikult juhtus. Värava liikumiste kirjed, saatelehed, registreerimistunnistused, vastavussertifikaadid. Need ütlevad faktid, mida arve ainult väidab.

Kolmas rühm jääb kõige sagedamini kõrvale ja ilma selleta muutub suur osa kontrollidest arve uskumiseks.

Näide, kus vahe on kõige suurem

Teemaksu audit. Arve näitab, et sõidukilt võeti tasu kindla määra järgi. Registreerimistunnistus näitab telgi ja heitenormi. Kuid seda, kas sõiduk sobib odavamasse CO₂ klassi, on näha ainult vastavussertifikaadil, mida arves ei ole ja sageli ka registreerimistunnistusel mitte.

Ilma selle sertifikaadita põhikontroll ei tööta — mitte ei tööta halvemini, vaid ei tööta üldse. Ja selle saamine tootjalt võtab nädalaid.

Mida teha, kui teil ei ole kõike

Alustada sellest, mis teil on.

Audit võib alata osalise materjaliga, kui on selge, millised kontrollid töötavad ja millised mitte. Halvim variant on lükata algust edasi, kuni kõik dokumendid on koos — praktikas tähendab see mitte kunagi alustamist.

Oluline on ainult üks: enne algust tuleb öelda, mida puudu on ja mis selle tõttu kontrollimata jääb.