Mida teha, kui vedaja leping ei ole käepärast

Kõige sagedasem takistus auditi alustamisel ei ole otsus. See on tariifilisa, mida keegi ei leia.

Miks nii juhtub

Veoleping allkirjastatakse korra, tariifilisa aga uuendatakse igal aastal või tihedamini. See saabub sageli e-postiga Exceli failina, selle saab üks inimene, ja kahe aasta pärast ei tea keegi, milline versioon aprillis kehtis.

Vahel selgub veel midagi: kirjalikku tariifilisa ei olegi ja määrad lepitakse kokku kirjavahetuses.

Mida saab ilma selleta kontrollida

Rohkem, kui tundub, kuid vähem, kui tahaks.

Ilma lepinguta töötab aritmeetika: kas summa vastab märgitud päevade arvule ja määrale, kas sama rida ei ole kaks korda arvestatud, kas konteiner või sõiduk ühtib teiste dokumentidega.

Ei tööta kõige olulisem: kas rakendati seda määra, milles kokku lepiti, ja kas vaba aeg vastab kokkulepitule. Just seal on aga suurimad summad.

Kuidas see hankida

Kolm teed, alustades kiireimast.

Postkasti otsing. Tariifilisa on peaaegu alati saadetud e-postiga. Otsing vedaja nime ja sõna „tariif“ või „rate“ järgi annab tulemuse sagedamini, kui arvatakse.

Päring vedajale. Palve saata konkreetsel perioodil kehtinud tariifilisa on tavapärane ja neutraalne. See ei tähenda, et valmistate ette vaidlust.

Rekonstrueerimine arvetest. Kui tariif on stabiilne, saab selle taastada arvetest endist. Vaidluseks see ei sobi — ei saa tugineda määrale, mille olete ise tuletanud samast dokumendist, mida vaidlustate — kuid sobib hindamaks, kas tasub edasi otsida.

Mida mitte teha

Mitte oodata, kuni kõik dokumendid on koos.

Audit võib alata osalise materjaliga, kui on selge, mis jääb kontrollimata. Praktikas selgub pärast alustamist sageli, et puuduvat dokumenti on lihtsam leida, kui juba teatakse, milleks täpselt seda vaja on.