Mitä tehdä, kun kuljetussopimusta ei ole käsillä

Yleisin este auditoinnin alussa ei ole päätös. Se on tariffiliite, jota kukaan ei löydä.

Miksi näin käy

Kuljetussopimus allekirjoitetaan kerran, mutta tariffiliite päivitetään vuosittain tai useammin. Se saapuu usein sähköpostilla Excel-tiedostona, sen saa yksi ihminen, ja kahden vuoden kuluttua kukaan ei tiedä, mikä versio oli voimassa huhtikuussa.

Joskus selviää vielä jotain muuta: kirjallista tariffiliitettä ei ole lainkaan, ja hinnat sovitaan kirjeenvaihdossa.

Mitä ilman sitä voi tarkastaa

Enemmän kuin näyttää, mutta vähemmän kuin haluaisi.

Ilman sopimusta laskutoimitukset toimivat: vastaako summa ilmoitettua päivien määrää ja hintaa, onko sama rivi veloitettu kahdesti, täsmääkö kontti tai ajoneuvo muiden asiakirjojen kanssa.

Tärkein ei toimi: sovellettiinko sitä hintaa, josta sovittiin, ja vastaako vapaa-aika sovittua. Ja juuri siellä ovat suurimmat summat.

Miten sen saa

Kolme tietä, nopeimmasta alkaen.

Postin haku. Tariffiliite on lähes aina lähetetty sähköpostilla. Haku rahdinkuljettajan nimellä ja sanalla ”tariffi” tai ”rate” tuottaa tuloksen useammin kuin odotetaan.

Pyyntö rahdinkuljettajalle. Pyyntö lähettää tietyllä ajanjaksolla voimassa ollut tariffiliite on tavanomainen ja neutraali. Se ei tarkoita, että valmistelette riitaa.

Rekonstruktio laskuista. Jos tariffi on vakaa, sen voi palauttaa itse laskuista. Riitaan se ei kelpaa — ei voi vedota hintaan, jonka on itse johtanut samasta asiakirjasta, jonka riitauttaa — mutta se kelpaa arvioimaan, kannattaako etsiä edelleen.

Mitä ei pidä tehdä

Älkää odottako, kunnes kaikki asiakirjat ovat koossa.

Auditointi voi alkaa osittaisella aineistolla, kunhan on selvää, mitä jää tarkastamatta. Käytännössä aloittamisen jälkeen selviää usein, että puuttuva asiakirja on helpompi löytää, kun jo tiedetään, mihin sitä tarkalleen tarvitaan.