Mitä asiakirjoja laskujen auditointi vaatii ja miksi

Kysymys, jonka esittää joka toinen: riittääkö, että lähettää laskut.

Lyhyt vastaus — ei. Pidempi selittää miksi.

Lasku kertoo, kuinka paljon on veloitettu

Se ei kerro, kuinka paljon olisi pitänyt olla.

Auditointi on kahden asian vertailu: sen, mitä on veloitettu, ja sen, mistä on sovittu. Jälkimmäistä ei laskussa ole — se on sopimuksessa tai tariffissa.

Siksi pelkkä laskunippu ilman sopimusta tekee tarkastettavaksi vain laskutoimitukset ja kaksoisveloitukset. Se on noin kolmannes tarkastuksista, eikä arvokkain osa.

Kolme asiakirjaryhmää

Mitä on veloitettu. Laskut, raportit, lisämaksujen koosteet. Ilman niitä auditointia ei ole lainkaan.

Mihin se perustuu. Kuljetussopimus, tariffiliite, terminaalin tariffi, tietullioperaattorin maksutaulukko. Nämä asiakirjat määrittävät, mitä olisi pitänyt olla.

Mitä todella tapahtui. Porttitapahtumien kirjaukset, rahtikirjat, rekisteröintitodistukset, vaatimustenmukaisuustodistukset. Ne kertovat tosiasiat, jotka lasku vain väittää.

Kolmas ryhmä jää useimmin pois, ja ilman sitä suuri osa tarkastuksista muuttuu laskun uskomiseksi.

Esimerkki, jossa ero on suurin

Tietullin tarkastus. Lasku näyttää, että ajoneuvolta on veloitettu tietyn hinnan mukaan. Rekisteröintitodistus näyttää akselit ja päästönormin. Mutta se, kuuluuko ajoneuvo halvempaan CO₂-luokkaan, näkyy vain vaatimustenmukaisuustodistuksessa, jota ei ole laskussa eikä usein rekisteröintitodistuksessakaan.

Ilman tuota todistusta päätarkastus ei toimi — ei toimi huonommin, vaan ei toimi lainkaan. Ja sen saaminen valmistajalta kestää viikkoja.

Mitä tehdä, jos teillä ei ole kaikkea

Aloittakaa siitä, mitä teillä on.

Auditointi voi alkaa osittaisella aineistolla, kunhan on selvää, mitkä tarkastukset toimivat ja mitkä eivät. Huonoin vaihtoehto on lykätä aloitusta, kunnes kaikki asiakirjat ovat koossa — käytännössä se tarkoittaa, ettei aloiteta koskaan.

Vain yksi asia on tärkeä: ennen aloitusta on kerrottava, mitä puuttuu ja mitä sen vuoksi jää tarkastamatta.